📌 Introducción
Un usuario del área contable estaba ingresando una Nota de Crédito de Compra Electrónica (NCCE) en una de las empresas del grupo y el sistema le exigía escribir manualmente el número del documento. Él esperaba que el número se asignara solo, como ocurre con los documentos de venta, y pensó que se trataba de una configuración incompleta.
Al revisar la configuración del tipo de documento, quedó claro que el comportamiento era el correcto: la NCCE es un documento de compra, por lo que su correlativo es externo y el folio lo entrega el proveedor que emitió la nota de crédito.
🎯 ¿Para qué sirve?
Distinguir entre correlativo interno y externo te permite saber cuándo el sistema debe numerar solo un documento y cuándo el número debe tomarse del documento físico o electrónico recibido, evitando registros duplicados o con folios inventados.
🔐 Nota importante: en los documentos de compra el folio siempre proviene del emisor (tu proveedor). El sistema no puede generarlo, porque ese número pertenece a la numeración autorizada del proveedor, no a la tuya. |
🛠️ Paso a paso
1️⃣ Identifica si el documento es de compra o de venta
Antes de revisar configuraciones, confirma el ciclo al que pertenece el documento. Una NCCE corresponde al ciclo de compras: la emite tu proveedor y tú la registras. Por lo tanto, el número lo aporta el proveedor.
2️⃣ Revisa la configuración del tipo de documento
Ingresa a Configuración > Tipos de documento y selecciona el documento dentro del ciclo correspondiente. Ahí puedes ver cómo está definido el documento y si su correlativo es interno o externo.
3️⃣ Valida la configuración por empresa
Dentro de la misma pantalla, revisa la opción Tipo de documento por empresa: es ahí donde se valida que el documento esté habilitado para la empresa en la que estás trabajando y con qué comportamiento.
4️⃣ Ingresa el folio que entregó el proveedor
Vuelve al ingreso de la NCCE y digita el número de folio que aparece en la nota de crédito recibida. Con eso el documento queda registrado con el mismo folio que informa tu proveedor al SII.
5️⃣ Completa y guarda el documento
Registra el resto de los datos (fecha, proveedor, montos y referencias) y guarda. El documento queda ingresado y disponible para su posterior contabilización.
➡️ ¿Qué ocurre después?
La NCCE queda registrada con el folio del proveedor, lo que permite conciliar correctamente el documento contra el registro de compras del SII. No es necesario ajustar la configuración: el sistema pide el número porque así corresponde para documentos de compra.
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