Cuando configures un tipo de documento utilizado para realizar pagos o recaudaciones, debes tener en cuenta cómo se utilizan los campos “Pagos” y “Cuenta Corriente”, a continuación, verás los documentos más utilizados y sus configuraciones. Para ingresar a los documentos debes dirigirte a Configuración → Tipo de documentos → Ciclo de pago o recaudación → ingresar al documento o crear uno nuevo.
Efectivo - Configuración del documento
El documento de pago o recaudación configurado con la opción “efectivo”, toma en consideración la Ley de redondeo, esto quiere decir que al momento de pagar o recaudar, las cuentas finales terminadas de $5 hacia abajo, serán redondeadas hacia abajo, mientras que las cuentas finales iguales o superiores a $6 deberán ser redondeadas hacia la decena de arriba.
El documento de pago debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Haber
· Pagos: Efectivo
· Cuenta corriente: No
· Cuenta contable: Elección del usuario (esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Interno
El documento de recaudación debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Debe
· Pagos: Efectivo
· Cuenta corriente: Para depositar (como recomendación, se utiliza este campo ya que luego de recibir el pago en efectivo debes depositar el dinero en la cuenta bancaria).
También tienes otras opciones como “transferencia” y “deposito”, estos hacen que, al momento de realizar la recaudación con efectivo, ese dinero sea depositado directamente en la cuenta del banco que selecciones a la hora de realizar la recaudación.
· Cuenta contable: Elección del usuario (esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Interno
De Pago - Configuración del documento
La opción “De Pago” puede ser utilizada para configurar documentos de pago o recaudación, ya que con el tipo de documento configurado y utilizando esta modalidad, es posible realizar recaudaciones de documentos de ventas o pagos de documentos de compra. A continuación de presentan los dos casos utilizando el documento transferencia bancaria y cheque de pago y recaudación.
El documento Transferencia Bancaria de pago debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Haber
· Pagos: De Pago
· Cuenta corriente: Transferencia (se utiliza este campo ya que al pagar mediante transferencia se debe mover la cuenta del banco)
· Cuenta contable: Elección del usuario (siempre se debe utilizar una cuenta de tipo banco, independientemente de la que configures cuando realices la transferencia bancaria el sistema hará que selecciones el banco. Esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Interno
El documento Cheque de pago debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Haber
· Pagos: De Pago
· Cuenta corriente: Elección del usuario, se tienen las siguientes opciones:
o Cheque por pagar: genera una deuda, al usar esta configuración y realizar el pago de un documento el cheque queda en una cuenta de pasivo por pagar. Luego se debe realizar el pago del cheque a través de la pestaña pago de cheque y se salda la deuda cuando egresa el dinero del banco.
o Con cheque o transferencia: ambos funcionan de la misma manera, ya que al seleccionar una de estas opciones y realizar el pago, mueve directamente la cuenta del banco desde donde sale el dinero y no generan deuda como lo hace la opción anterior.
· Cuenta contable: Elección del usuario (depende de la configuración de cuenta corriente, si seleccionaste cheque por pagar, debes utilizar una cuenta de pasivo. En el caso de utilizar las otras dos opciones debes seleccionar una cuenta de tipo banco. Esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Interno
El documento Transferencia Bancaria de recaudación debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Debe
· Pagos: De Pago
· Cuenta corriente: Transferencia (se utiliza este campo ya que al pagar mediante transferencia se debe mover la cuenta del banco)
· Cuenta contable: Elección del usuario (siempre se debe utilizar una cuenta de tipo banco, independientemente de la que configures cuando realices la transferencia bancaria el sistema hará que selecciones el banco. Esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Interno
El documento Cheque de recaudación debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Debe
· Pagos: De Pago
· Cuenta corriente: Elección del usuario, se tienen las siguientes opciones:
o Para depositar: genera un por cobrar, al usar esta configuración y realizar la recaudación de un documento, el cheque queda en una cuenta de activo por cobrar. Luego se debe realizar el depósito del cheque a través de la pestaña depósito y se salda la deuda del cliente cuando ingresa el dinero al banco.
o Con transferencia o depósito: ambos funcionan de la misma manera, ya que al seleccionar una de estas opciones y realizar la recaudación, mueve directamente la cuenta del banco a donde ingresa el dinero y no generan el “por cobrar” como lo hace la opción anterior.
· Cuenta contable: Elección del usuario (depende de la configuración de cuenta corriente, si seleccionaste para depositar, debes utilizar una cuenta de activo por cobrar. En el caso de utilizar las otras dos opciones debes seleccionar una cuenta de tipo banco. Esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Externo
De Pago retenido - Configuración del documento
El documento Transbank es un documento de recaudación, con él se recaudan las facturas de los clientes. Este se puede configurar como un documento de pago retenido o de pago con comisión.
El documento de recaudación debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Debe
· Pagos: De pago retenido
· Cuenta corriente: Para depositar
· Cuenta contable: Elección del usuario
· Correlativo: Interno
De pago con comisión - Configuración del documento
Según lo descrito anteriormente, el tipo de documento Transbank puedes configurarlo como un documento de pago retenido o de pago con comisión. La diferencia entre ambos tipos de configuración está en que al realizar la recaudación de una factura de un cliente con el documento Transbank (con comisión), este se visualizará en el analítico de cuenta corriente del cliente hasta que se reciba efectivamente en la cuenta bancaria el pago de la recaudación.
El documento de recaudación debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Debe
· Pagos: De pago con comisión
· Cuenta corriente: Para depositar
· Cuenta contable: Elección del usuario
· Correlativo: Interno
Cargos y abonos - Configuración del documento
Para registrar cargos o abonos en la empresa, puedes configurar diversos tipos de documentos en los ciclos de pagos o recaudaciones.
El documento de pago debe poseer la siguiente configuración:
· Debe Haber: Haber
· Pagos: Cargos y Abonos
· Cuenta corriente: Elección del usuario, en este caso, se configuró “con cheque”, pero existen otras opciones como transferencia. Al realizar la configuración con cheque o transferencia, ambos mueven la cuenta del banco directamente.
· Cuenta contable: Elección del usuario (esta cuenta lleva el registro de la totalidad del monto, los movimientos a favor o en contra).
· Correlativo: Interno
