Con esta nueva funcionalidad, podrás crear flujos de aprobación para documentos del ciclo de compras, ventas y existencias, con todos los usuarios que requieras y límites de monto de aprobación. Además, tendrás la opción de activar notificaciones para los usuarios del flujo, dando aviso de los cambios de estado de los documentos, como por ejemplo notificando las solicitudes de aprobación.

El flujo de aprobaciones es utilizado para asegurar que se sigan los procedimientos adecuados en el ingreso y emisión de documentos de compras, ventas y manejo de existencias.

Con este nuevo flujo de aprobaciones en tu sistema Manager+ obtendrás una serie de beneficios, como el aumento de la productividad, mayor seguridad, más control en el ciclo de los documentos y mejor comunicación y coordinación dentro de tu empresa.

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Índice

1. Acceso a la configuración del flujo de aprobaciones

2. Configuración del flujo de aprobaciones

2.1 Crear Flujo de Aprobación

2.2 Usuarios que participan en el Flujo de Aprobación

2.3 Solicitar Aprobación

2.4 Aprobar Documentos

2.5 Emitir Documentos

2.6 Guardar flujo de aprobación

3. Notificaciones

1. Acceso a la configuración del flujo de aprobaciones

El acceso a la configuración del flujo de aprobaciones dependerá de los permisos que se le entregan a cada rol creado. Para entregar o limitar el permiso debes acceder al módulo de “Configuración”, luego presionar la pestaña “Seguridad” y finalmente “Permisos”, en esta última pestaña tendrás que seleccionar el tipo de permiso “General” y el “Rol” al que deseas modificar su permiso de “Configuración flujo de aprobaciones”.

En este permiso tendrás dos opciones:

  1. Sin permiso: Rol no tendrá acceso a la configuración del flujo de aprobaciones

  2. Ver: Rol tendrá acceso y podrá configurar el flujo de aprobaciones

2. Configuración del flujo de aprobaciones

2.1 Crear Flujo de Aprobación

Para realizar la configuración de esta nueva funcionalidad debes dirigirte al módulo de “Configuración” y luego a la pestaña “Flujo de aprobación”. En esta pantalla tendrás la opción de filtrar según el ciclo de documentos y crear un nuevo flujo.

Al presionar el botón “Crear flujo de aprobación”, se habilitará una nueva ventana lateral en la cual tendrás que seleccionar los siguientes campos:

  1. Ciclo: Existen 3 opciones de ciclos de documentos disponibles, estos son Compras, Ventas y Existencias.

  2. Tipo de documento: Las documentos que puedes seleccionar son los que tienes previamente configurados y estos se habilitan una ves que hayas seleccionado el ciclo.

Para el ejemplo, se ha seleccionado el documento “Factura de Compra Electrónica” que pertenece al ciclo de compras. Entonces, al completar los dos campos obligatorios podrás continuar con la creación del flujo.

2.2 Usuarios que participan en el Flujo de Aprobación

Al continuar con la creación del flujo de aprobaciones, tendrás que seleccionar a los usuarios que participarán en este. El listado de usuarios dependerá del permiso relacionado a “Documentos” asignado a cada rol. Recuerda que esto lo puedes definir en el módulo de “Configuración” → “Seguridad” → “Permisos”.

2.3 Solicitar Aprobación

Solo los usuarios que en su configuración de documentos tengan el atributo “Crear” y “Modificar” igual “Sí”, podrán solicitar aprobación.

En la pantalla de solicitar aprobación podrás visualizar los usuarios, sus roles y conjunto de documentos de cada uno, además a los usuarios que desees que les lleguen notificaciones tendrás la opción cambiar su estado a “Activo”. Luego, presiona el botón “Siguiente” para continuar.

2.4 Aprobar Documentos

Solo los usuarios que en su configuración de documentos tengan el atributo “Aprobar” igual “Sí”, podrán aprobar documentos.

En la pantalla de aprobar documentos podrás visualizar los usuarios, sus roles y conjunto de documentos de cada uno, además a los usuarios que desees que les lleguen notificaciones tendrás la opción cambiar su estado a “Activo”. Además, a cada uno de los usuarios podrás asignarle montos de aprobación el cual puede tener límite o puede ser ilimitado. Al presionar el botón “Guardar”, el sistema indicará que el monto fue guardado. Una vez que hayas seleccionado el(los) usuario(s) presionar el botón “Siguiente” para avanzar con la configuración.

2.5 Emitir Documentos

Solo los usuarios que en su configuración de documentos tengan el atributo “Emitir” igual “Sí”, podrán aprobar documentos.

En la pantalla de emitir documentos podrás visualizar los usuarios, sus roles y conjunto de documentos de cada uno, además a los usuarios que desees que les lleguen notificaciones que hay documentos por emitir tendrás la opción cambiar su estado a “Activo”. Para finalizar la creación del flujo presiona el botón “Guardar”

2.6 Guardar flujo de aprobación

Una vez creado el flujo de aprobación, el sistema indicará que este fue creado con éxito pero se encuentra en estado inactivo, si deseas lo puedes activar inmediatamente y presionar el botón “Aceptar”. Para todos los flujos que hayas creado tendrás la opción de editar su configuración, cambiar su estado o eliminarlos.

3. Notificaciones

A continuación se mostrará un ejemplo de cómo les llegarían las notificaciones a los usuarios que participan en el flujo de aprobaciones.

En este ejemplo, el usuario N°1 ingresó una factura para la cual solicitará la aprobación de un usuario N°2.

El usuario N°2 en la parte superior derecha de la pantalla, podrá visualizar el icono de una campana, y al presionar este icono estarán disponibles las notificaciones.

Este usuario tendrá la opción de filtrar las facturas (documentos) pendientes de aprobación por centro de costo. Además dependiendo de los permisos podrá aprobar, rechazar o contabilizar el documento. En este caso aprobará la factura.

Cabe destacar que el usuario que pueda tener acceso a este filtro de centro de costo, es el que tenga en configuración de documentos el atributo “Aprobar” igual “Sí”, podrán aprobar documentos.

Ahora, al usuario N°1 se le notificará que el usuario N°2 aprobó el documento.

Finalmente, dependiendo de los permisos este usuario podrá contabilizar el documento en el sistema.

Recuerda que ahora está disponible el historial de los documentos de los ciclos de compras, ventas y existencias, para obtener más información puedes acceder al artículo del Historial de documentos | Ayuda Managemas (managermas.cl)

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