En este artículo, te enseñaremos todo lo relacionado sobre el funcionamiento de gestión de documentos y su parametrización de acuerdo con los permisos de usuarios.

Funcionalidad

Gestión de documentos está hecho para que pueda cambiar de estado en una misma interfaz y visualizar todos los documentos aplicando filtros.

Aplicar filtros de busqueda

En esta interfaz, puede aplicar filtros por medio del tipo de documento ya su vez seleccionar varios de ellos por medio de un cheque.

Realizar filtro por estado del documento (también con selección de múltiples tipos) y por fecha desde - hasta.

También, cuentas con la posibilidad de generar filtro por palabra clave, todos los filtros realizados y mostrados en pantalla se observarán en los informes PDF y Excel descargados.

Descarga de PDF y documento Excel

Por otra parte, tiene la opción de descargar el listado obtenido en formatos Excel o PDF y estos a su vez, puede enviarlos por correo.

Como se mencionó anteriormente, los informes conservan los filtros de búsqueda.

Parametrización con permiso de usuario

Los permisos de usuario están para controlar algunos documentos a usuarios que no tendrán el permiso de administrador. Estos permisos, están sujetos al tipo de documento y conjunto de documentos que se detallan a continuación:

Configuración de usuario que no sea supervisor

La configuración se otorga a todo usuario que no posea el check “supervisor”, ya que éste posee todos los permisos activos por defecto. Esta información se encuentra en:

  • Configuraciones - Seguridad - Usuarios - Seleccionar usuario

Para otros usuarios, los permisos de conjunto de documentos o rol estarán presentes en la misma ventana:

Configuración del ciclo de documentos

Los permisos de usuario común, para esta funcionalidad, los debes configurar en la ruta:

  • Configuraciones- Seguridad -Permisos - Seleccionar el permiso a modificar y elegir la opción “Documentos”.

Esta opción entregará permisos a todos los documentos activos en la empresa el usuario. Estos permisos se entregan por ciclos, ya sea de abastecimiento, ventas, existencias, pago y recaudación.

Los permisos que se otorgan a los documentos son los siguientes:

Ver documentos

Al ingresar al documento ya existente solo podrá observar el contenido o visualizar PDF o solicitar aprobación si el documento está en estado ingresado.

Un ejemplo de este caso es el siguiente. Si posees permisos en los documentos de ventas, donde solo se tiene activa la opción “ver”.

Cuando ingreses al sistema como usuario normal, que cuenta solo con permisos de solo ver podrás realizar las solo las siguientes acciones sobre los documentos, (ver documento desde el PDF, ver la información con el icono del ojo verde o solicitar aprobación).

Crear y modificar documentos

Para la creación de un documento completo debes tener activas las opciones crear y modificar. Teniendo estas dos opciones, puedes editar encabezado y el detalle, como a su vez, eliminar un documento en estado ingresado.

Las opciones por separado realizan lo siguiente:

  • Crear: solo podrás generar el encabezado del documento.

  • Modificar: Tendrás la opción de ingresar y modificar el detalle y encabezado del documento.

Como ejemplo, se muestra el comportamiento de este permiso en gestión de documentos, aquí aparecerá disponible el botón “Nuevo documento”, donde podrás seleccionar cual deseas crear.

Al contar con estos permisos tendrás habilitado el botón modificar.

También está disponible la opción de eliminar documentos en estado ingresado:

Aprobar documentos

Esta opción permitirá que puedas aprobar los documentos en los que otros usuarios hayan solicitado aprobación.

Una vez en gestión de documentos se observarás lo siguiente:

Todo documento que este en estado “por aprobar” es porque se solicitó una aprobación previa, aquí si cuentas con permisos de aprobar tendrás disponibles las siguientes acciones sobre el documento:

Podrás aprobar el documento y este continuaría con el ciclo de documentos, el cual puede ser emitido por un usuario que posea el permiso de emitir. También está la opción de Rechazar la solicitud, dejando el documento en estado “ingresado” por si debe modificar la información del documento.

Cuando el documento está en estado “Por aprobar” no puede ser modificado, para ello debes rechazar la solicitud si deseas ejecutar dicha acción.

Emitir documentos

El proceso normal del documento llega a su fin, con la emisión o contabilización, esto para todos aquellos que están en estado “ingresado” o “por emitir”.

Para documentos en estado ingresado visualizarás lo siguiente:

En cambio, para documentos con estado “por emitir” verás la opción de revertir la aprobación o emitir.

Anular documento

Puedes anular documento solo si cumple con las siguientes condiciones:

  • El documento no posee relación de documentos con uno posterior.

  • El documento está en estado contabilizado.

  • El documento no posee DTE emitido (Documento enviados electrónicamente de forma exitosa no podrán ser anulados).

Para ello, debes activar el permiso temporal desde:

  • Seguridad - Permisos temporales - Seleccionar anulación en ciclo de ventas = si.

Permiso de usuario con documentos independientes del ciclo

Puede que como usuario tus permisos estén configurados con distintas acciones sobre documentos específicos y no las mismas para el resto del ciclo.

Por ejemplo, se tiene un usuario que tiene permiso solo de “ver” documentos en el ciclo de ventas, pero solo en las guías de despacho de ventas tiene permiso de realizar todas las acciones.

Para este caso, la configuración del ciclo de ventas debería ser “ver = si” y todas las demás acciones en “no”.

Luego en el mismo ciclo seleccionado presionar el botón de editar (el lápiz) donde verás la siguiente ventana:

En el cuadro que está seleccionado en rojo podrás elegir el permiso específico del documento y actúa de forma independiente del ciclo, como se indicó anteriormente, el ejemplo de la guía de despacho de ventas estará configurada con todos los permisos. Luego presiona “Agregar”.

Se irán incorporando en el listado todos los documentos con permiso independiente del ciclo principal.

Si quiere revertir los cambios y que el documento vuelva a pertenecer al ciclo principal con sus permisos, presione el botón “Usar permisos del ciclo”:

Cuando ingrese con el usuario que posea este permiso, podrá observar lo siguiente: tendrá la opción de ver, crear, modificar, aprobar y emitir en la guía de despacho de ventas, pero en los demás documentos solo podrá “ver”:

Permisos de usuario por conjunto de documento

Un usuario que no posee restricciones podrá ver todo el conjunto de documentos que están disponibles en el sistema, pero también existe la posibilidad de solo entregar acceso a ciertos documentos por usuario. Esto se realiza por medio de conjuntos de documentos.

La parametrización se realiza desde:

  • Configuraciones - Seguridad - Conjunto de documentos - Crear nuevo conjunto:

En esta pestaña debes ingresar el nombre del conjunto:

Luego seleccione los documentos que el usuario tendrá visibles en el listado de documentos. El check “todos” indica que se visualizarán en el listado todos los documentos del ciclo seleccionado:

Por ejemplo, se selecciona en ventas el cheque algunos documentos de ventas como la boleta de ventas (BOV), la factura de ventas (FAV) y la cotización de ventas (COT). Cuando ingrese con el usuario que posee este conjunto de documentos observarás lo siguiente:

En gestión de documentos si se seleccionan documentos específicos, se utilizarán en la visualización de los documentos y en el filtro:

  • Se agregan campos en la exportación a Excel en Listado de documentos .

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