Te enseñaremos el uso de la bitácora de despachos que el usuario utiliza para entregar a los transportistas, los documentos de ventas asociados a las mercancías transportadas.

Parametrización

Configuración de los Productos

Se realiza desde:

  • Mantenedores → Productos y servicios → Nuevo producto/servicio o editar producto.

El ítem enviado por bitácora es todo aquel que posee stock en bodegas, por ende, debe ser de categoría tipo “Producto”.

También se debe indicar en la ficha del producto el peso y volumen según corresponda, depende del tratamiento que le otorgará a la bitácora, ya que se realiza control por solo peso, solo volumen o ambos.

El peso de los productos en la bitácora se parametriza en:

  • Parámetros - Ventana “otros”

Es aquí donde se define la unidad de peso y volumen con la que se transportan los productos, una vez definida, se recomienda no cambiar la parametrización, ya que afectaría directamente a los ítems que se les asoció la antigua forma de unidad de transporte.

Configuración de los Clientes

La bitácora solo está disponible para realizar movimientos de documentos que se hayan generado desde el módulo de ventas y solo abarcarán a los clientes. En:

  • Mantenedores → Cliente/proveedor → Crear nuevo cliente/ proveedor, debes seleccionar adecuadamente la comuna a la que va dirigido el envío de los productos. Esto es para tener control de los sectores a los que se envían los productos.

También se puede editar un cliente/proveedor que ya ha sido registrado previamente, siguiendo la ruta de:

  • Mantenedores → cliente/proveedor →editar cliente/proveedor→ pestaña Direcciones→ Editar

Se abrirá una nueva ventana donde mostrará los campos a editar, luego guarda los cambios.

En el caso de que la ciudad o comuna del proveedor no exista en la tabla desplegada, se deben incorporar en las tablas generales.

Agregar una nueva comuna, ciudad, región o país

Desde:

  • Mantenedores → Tablas generales → seleccionar en el listbox la tabla a incorporar información, en este caso se agregará a modo de ejemplo una nueva comuna.

Al seleccionar nuevo se mostrarán los siguientes campos, donde los seleccionados son de carácter obligatorio.

  • Código: número ID del parámetro de la tabla general

  • Código Extra: Segundo código, utilizado en los importadores

  • Descripción: Nombre del campo, en este caso es el nombre de la comuna.

  • Región: Región en la que pertenece la comuna, se puede agregar regiones de la misma forma que una comuna, por medio de las tablas generales, solo que para este campo se le asociará un país.

Configuración del vehículo de transporte

Siguiendo la ruta de:

  • Mantenedores → Tablas generales → Seleccionar en la listbox el campo patente → Nuevo

Se mostrarán los siguientes campos que son obligatorios para el uso de la bitácora.

  • Código: Es la ID del vehículo.

  • Descripción: Patente del Vehículo

  • Límite de peso: cantidad máxima a transportar, se mide en kilos. Si el transporte no maneja control del peso, el campo debe estar en cero.

  • Límite de volumen: Cantidad de volumen máximo a transportar, se mide en centímetros cúbicos. En el caso de no controlar esta variable, el campo debe ir en cero.

Incorporar Chofer y peoneta

Son personal de la empresa que se le asigna el cargo de chofer y peoneta, para ello debe seguir la ruta:

  • Configuraciones → Empresa→ Seleccionar empresa → Personal → seleccionar personal

En el cuadro seleccionado, se debe colocar la palabra “Chofer” o “Peoneta” para que aparezcan en la bitácora. Guarda los cambios.

Procedimiento

La bitácora es un informe que se obtiene desde el módulo de ventas, siguiendo la ruta:

  • Informes de venta → pestaña Bitácora de carga → Nueva bitácora


Se debe seleccionar la patente del vehículo que hará la entrega de los productos, elegir el tipo de carga: peso, volumen o ambas y seleccionar al chofer y/o peoneta.

Es importante considerar bien el peso que transporta el vehículo, ya que será una de las restricciones para enviar productos en él.

El sistema cuantifica el peso de los productos por kilos y el volumen en cm3, siempre y cuando se seleccione el tipo de carga y la modalidad que el vehículo transporta.

Por ejemplo, se selecciona un vehículo que posee un peso máximo de 20kg a transportar, con la modalidad peso, lo que indica que solo se transportarán productos sin importar el volumen.

Se guarda la bitácora de despacho y se podrán incorporar los documentos que realizan movimiento de stock y generados desde el módulo de ventas, desplegando una ventana que muestra todos los disponibles.

Una vez seleccionados los documentos se visualizará de la siguiente manera, el archivo de bitácora no se visualizará hasta tener emitido el documento.

Desvincular documentos de una bitácora

Se da el caso de que hay documentos que se deben desasociar de la bitácora, es por ello por lo que se debe reabrir por medio del botón marcado.

Se desasocian y luego se guarda la bitácora para que pueda ser emitida y así exportar el informe.

Anular documentos de ventas que mueven stock

Surgirán ocasiones que el sistema no dejará anular los documentos de venta que muevan stock a pesar de que se entregaron los permisos temporales de super usuario y no posea documentos posteriores.

Esto se debe a que esos documentos están vinculados a la bitácora de despacho, por lo que debe desasociarla de ella para que pueda anular.

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