En este artículo, te explicamos cómo ingresar y/o importar al sistema los presupuestos de abastecimiento que estimes necesarios.
Parametrización
Tipo de documento
Para el uso y control de este proceso, es requisito considerar que los documentos de compra relacionados con el presupuesto de la empresa, deben estar configurados bajo la modalidad de “reserva”.
Lo recién indicado se puede revisar en la siguiente ruta:
Configuración
Tipo de documento
Ciclo de Compra
Seleccionar documento
En este ejemplo se utilizará la Orden de Compra (OC), nos dirigimos a la pestaña Tipo de Documento por Empresa y en el campo Stock indicamos “Reserva”.
Plan de cuentas
En el módulo de configuraciones, se asocian a las cuentas contables el uso de analíticos y presupuesto. Este cambio en la configuración lo debe realizar un administrador del sistema.
Éste debe dirigirse al módulo de configuraciones y seguir la siguiente ruta:
Plan de cuentas
Seleccionar la cuenta contable que asume el costo del ítem comprado
Pestaña cuenta contable por empresa: Activar el campo presupuesto = si
Ingreso de presupuesto compra
El presupuesto de abastecimiento puede ser ingresado de forma manual o masiva por medio de importador.
Ingreso manual del presupuesto de abastecimiento
Siguiendo la ruta:
Módulo de abastecimiento
Presupuesto
Nuevo presupuesto de abastecimiento
Nombre: campo de 50 caracteres para identificar el presupuesto con otros.
Tipo: seleccionar la modalidad en que se realizará el presupuesto, puede ser por cantidad de ítems adquiridos, monto comprado o ambos.
Fecha inicio y fin: indica la periodicidad del presupuesto.
Moneda: seleccionar el valor con el que se realiza el presupuesto, puedes incorporar decimales, la moneda es con la que se realiza la contabilidad en Manager+.
Luego de guardar los campos del encabezado del presupuesto, se incorpora la información en el botón “Agregar Nuevo”.
El botón mostrará una ventana emergente donde completará la información del presupuesto que requiere ser evaluado.
Tipos de presupuestos
Presupuesto con código de producto específico: Se incorpora el código del producto, donde tendrás que completar la información de la cuenta contable de compras (asociada en la ficha de producto), la cantidad o monto que se le asignará.
Variables del presupuesto
Unidad de negocio: Se discrimina por unidad de negocio en que participa el producto o puede dejar por defecto que involucre a “todas las unidades de negocio”.
Centro de costo: por defecto se coloca “todos los centros”. Si deseas evaluar por centro de costo específico, debes cambiar la opción.
Analíticos: Si el campo este vacío significa que contempla a todos los productos sin importar su clasificación de analíticos. En caso contrario, solo aplicará el presupuesto al producto con el analítico seleccionado.
Los presupuestos por productos se parametrizan por mes (del intervalo que se asignó en el encabezado), por lo que los meses que no tengan presupuesto, es necesario que les coloques el valor “cero”.
Como se muestra en la imagen, si se elige ese intervalo de 4 meses que es de enero a abril, solo aparecerán 4 meses disponibles para asociarle el presupuesto.
Una vez completa la información, guardar. Así, se mostrará el siguiente mensaje en verde, donde podrás continuar agregando más líneas de presupuesto.
Ingreso masivo del presupuesto de abastecimiento (importadores)
Al manejar grandes volúmenes de ítems a adquirir, es necesario cargar la información por medio de importador siguiendo la ruta:
Módulo de abastecimiento
Presupuesto
Pestaña “Importador de presupuestos”
Presupuesto estándar: Permite ingresar información solo de meses posteriores al cursado.
Presupuesto en curso: Permite ingresar información de periodos pasados.
Para importar el formato de cualquiera de estos dos tipos de presupuesto, debes descargar el archivo en donde dice “Ver Formato” y llevarlo a una planilla Excel para completar las celdas como se indica.
En el caso del Presupuesto en curso, se construye indicando los campos Cantidad, Monto, Cantidad Comprada, Monto Comprado, cantidad Real, Monto Real, repitiendo las columnas según la cantidad de meses como muestra la imagen.
Variables del presupuesto
Nombre de presupuesto:
El nombre que se le otorga al presupuesto, será el que determine la agrupación de todos los ítems relacionados a él. Por medio del importador, se pueden ingresar varios presupuestos con sus correspondientes ítems agrupados, como se muestran en la imagen.
Fechas:
El importador posee 3 fechas a ingresar y están relacionadas a la cantidad de columnas a agregar en los montos o cantidades, que corresponden al detalle del presupuesto a realizar seguimiento.
Fecha de creación: Indica cuándo se desarrolló el presupuesto. Es distinto a la fecha de inicio.
Fecha de inicio: Indica desde qué mes inicia el presupuesto, debe ser un mes posterior al mes en que se realiza la importación. Si se sube un importador en el mes de diciembre, la fecha de inicio del presupuesto debe ser a partir de enero en adelante.
Fecha Fin: Indica el término del periodo que se realiza seguimiento al presupuesto, por lo que abarcará la cantidad de meses que este entre la fecha de inicio con la final.
Unidad de negocio y centro de costo
Se ingresa el código que correspondiente al centro de costo o la unidad de negocio (estos campos son opcionales). Si el presupuesto se realiza de forma global sin diferenciar por estos criterios, se debe ingresar con el valor “0”. En caso contrario, si no realizas seguimiento por aquellos criterios, dejar el campo vacío.
Cuenta contable
El presupuesto de abastecimiento llamará la cuenta contable de compras vinculada al ítem, por la que la ingresada al archivo a importar, debe ser la misma. La cuenta contable debe estar relacionada con sus respectivos analíticos, si es que manejas esa información.
Analíticos o Conceptos Contables
En el importador se puede dejar detallado, que el presupuesto se rige con un analítico determinado. Para ello, se debe ingresar el código correspondiente que se le otorgó al analítico en las tablas generales.
Como se mencionó con anterioridad, el analítico depende de la cuenta contable asignada a la compra que se le asignó al ítem.
Si no se lleva control por analíticos, el campo debe ir vacío.
Tipos de presupuestos
El presupuesto maneja 3 modalidades:
1.Por montos, denominado con “M” solo realizará seguimiento por montos, éste incluye los decimales (si la moneda así lo requiere).
Si en un mes no se realiza control del monto y está dentro del periodo de presupuesto, debe ir en cero.
2.Por cantidad, se controlará las unidades de los ítems asociados al presupuesto, se ingresa al importador con “C”. Solo manejará decimales si el ítem posee parametrizado la cantidad de decimales.
Si en un mes del periodo no realiza seguimiento, ingresar valor cero.
3.Ambos, hará seguimiento por monto y cantidad, donde se ingresa con “A”, donde el importador debe incluir ambas columnas en orden como se muestra en el ejemplo:
Aprobación de presupuesto
Una vez ingresados o importados los presupuestos se puede realizar las siguientes acciones:
1.Aprobación: para esto te debes dirigir a Ver (ícono ojo verde), Manager+ entrega la opción de aprobarlos o solicitar aprobación.
2.Editar: el presupuesto puede ser editado en montos y cantidades, una vez ingresado e incluso aprobado, para ello seleccionar “editar” (ícono lápiz azul).
Para presupuestos que aún no han sido aprobados, se puede agregar nueva línea de presupuesto o editar las cantidades haciendo click sobre las cantidades.
3.Presupuesto aprobado: sólo se podrán editar montos y cantidades.
Informes de presupuesto
Los informes disponibles entregan la siguiente información:
Informe general: muestra la información sin filtrar por rango de fecha, solo traerá el presupuesto que esté aprobado y que este dentro del rango de fechas seleccionado.
El informe realizará un comparativo de lo consumido por mes y el acumulado durante el periodo del presupuesto.
Informe detallado: tiene habilitado los campos del presupuesto para realizar los filtros y así obtener un informe más específico.
Alertas del sistema para el control del presupuesto de abastecimiento
Cuando la transacción de compra está fuera de lo determinado en el presupuesto, Manager+ validará el monto y/o la cantidad del documento actual que debe ser menor o igual a la cantidad o monto presupuestados acumulados al periodo actual.
Si no es así, el sistema levantará una alerta indicando que se está sobrepasando el presupuesto para el producto al momento de emitir la Orden de Compra que reserva.
La imagen a continuación nos muestra el presupuesto y los datos relacionados indicando el sobregiro.
Se debe definir si a pesar del sobregiro de todas maneras se emitirá la Orden de Compra o se cancelará la acción.
