En el siguiente artículo, te enseñamos la funcionalidad Internación, disponible en menú de abastecimiento.

Conceptos Generales

Puntos críticos que se deben considerar en el uso de sistema M+ para el registro de la compra de productos importados.

  • OCI – Orden de compra de internación: documento que da el inicio al proceso de registro de una importación.

  • FIM – Factura de importación o INVOICE: documento para declarar la deuda con el proveedor extranjero.

  • DE – Documento de embarque: documento que indica la llegada del producto al País. / Documento que genera la entrada de los productos a la bodega indicada (si no hay GDRI).

  • GDRI – Guía de recepción de importaciones: documento que genera la entrada de los productos a la bodega indicada.

  • DIN – Declaración de Ingreso Nacional: documento en donde se indica toda la información de la DIN

  • Agente de aduana: proveedor parametrizado como agente de aduana, el que se debe indicar cuando se crea la carpeta de internación.

  • Dólar aduanero: tipo de cambio utilizado para las operaciones de comercio exterior chileno, el cual es definido mensualmente por el Banco Central de Chile.

  • Carpeta de Importación: documento que contiene a su vez todos los documentos relacionados a una importación, permite conocer los costos adicionales ajustando la existencia a su real valor.

Parametrización de documentos

Para el correcto uso de la funcionalidad, es necesario que los siguientes documentos de abastecimiento sean parametrizados como se muestra a continuación.

1.OCI: Orden de Compra de Importación

  • No contabilizable

  • No mueve stock

  • No requiere pago

  • IVA exento

  • Imp/exp

  • Destino por tipo

Debe tener relaciones posteriores con DE (Obligatoria) y con FIM.

2. FIM: factura de importación

Este documento tendrá la deuda con el proveedor. Esta factura no mueve stock. Se parametriza como una factura de abastecimiento normal, excepto el IVA.

3. DE: declaración de embarque

Es el documento que usa el agente de aduanas para calcular los aranceles y gastos de importación.

Se debe configurar así:

  • No contabilizable

  • Reserva

  • No requiere pago

  • IVA exento

  • Imp/exp

  • Debe tener relación anterior con OCI (obligatoria).

  • Debe tener relación posterior con la DIN y con GDRI (obligatoria).

4. DIN: declaración de ingreso (viene creada por defecto en las bd)

La DIN lleva el RUT del agente de aduana.

  • Se contabiliza

  • Requiere pago

  • No mueve stock

  • IVA exento

  • Imp/exp

La DIN debe tener relación anterior con la DE (obligatoria)

5. GDRI: Guía de recepción de importaciones

Documento que registra la entrada de los productos o activos fijo a la cuenta de existencias (y bodegas) o activos fijo según el caso.

  • No se contabiliza

  • No requiere pago

  • Mueve stock

  • IVA exento

  • Imp/exp

La GDRI debe tener relación anterior con la DE (obligatoria) y debe estar emitida, para poder contabilizar la CPTIN (Carpeta de Internación).

Parametrización de Moneda y Productos

Las importaciones y los gastos asociados a ellas poseen monedas distintas a las configuradas para la contabilidad de la empresa, por lo cual se necesita ingresar a la tabla monedas e indicadores las tasas a la fecha del ingreso contable.

  • Moneda OC-FIM-DE, para el caso de estos documentos la moneda varía, de acuerdo con país del proveedor ej.:

  • Moneda DIN-CPTIN, dólar aduanero es el tipo de cambio utilizado para las operaciones de comercio exterior chileno, el cual es definido mensualmente por el Banco Central de Chile, se ingresa una vez al mes y no es modificable al interior de los documentos, solo en la tabla tasa de cambio.

Para el caso de dólar USD y dólar aduanero, la relación entre las monedas (tasa de cambio) debe ser de 1 a 1.

En el caso que el proveedor utilice otro tipo de cambio, la relación entre esa moneda y peso CLP (tasa de cambio) debe estar ingresado en la tabla, al igual que la del dólar aduanero peso CLP.

  • Productos, Activo Fijo y Garantía

Para el caso de productos importados, ya sean productos como tal, activos fijo y garantías, se deben crear con la clasificación correspondiente, esto permitirá que la contabilización de los documentos de importación se genere de manera correcta y no mueva cuentas contables erróneas.

Producto (maneja existencias)

Activo Fijo (no maneja existencias)

Garantía

Procedimiento

Con el fin de comprender el proceso de internación de una manera más clara, se presenta en primera instancia un diagrama, en el cual se visualiza cada paso a seguir, y posterior a ello, un ejemplo que contiene dos documentos con distintos proveedores extranjeros desde el inicio:

  • Orden de compra de internación

La OCI es el primer documento que se debe generar para dar comienzo al registro de la información, En el encabezado se debe indicar un proveedor que este parametrizado como extranjero.

En el detalle se deben agregar los productos a importar, con los montos correspondientes a cada uno de ellos, además se pueden agregar ítems de gastos asociados a la importación, los cuales serán abordados más adelante (estos gastos deben estar configurados con cuenta de compra = importaciones en tránsito).

1° OCI

2° OCI

  • Factura de importación o INVOICE

Como la información principal ya quedo registrada en la OCI, solo se debe ir a ella y generar la FIM como un documento relacionado, este documento es independiente del proceso y no tiene obligatoriedad, es decir, ningún otro proceso de la internación depende directamente de que la FIM esté emitida.

Se debe verificar si los montos y las cantidades son las que corresponden y luego contabilizar el documento. Es así como con esta acción ya queda registrada la deuda con el proveedor extranjero.

1° FIM

2° FIM

  • Declaración de embarque

Al igual que la FIM, se debe ingresar la orden de compra de importación para generar la DE como un documento relacionado. En donde también se puede modificar los montos y cantidades de cada producto como corresponda. Es importante destacar que este documento reserva stock y tiene relación posterior obligatoria con la GDRI.

1° DE

2° DE

  • Guía de Recepción de Importación

Una vez generada la DE modalidad “por llegar” se asocia la GDRI, de esta forma, se ingresa el o los productos importados al inventario de la empresa, dándole ubicación a estos.

1°GDRI

2°GDRI

Carpeta de Internación

Al seleccionar “Ingresar Nueva”, se muestra una nueva pantalla, en la cual se hace el registro de la importación, denominada CPTIN o Carpeta de Internación, la cual contendrá toda la información de los documentos que interfieren en ella.

Una vez generado el encabezado de la carpeta, se procede a seleccionar el o los embarques los cuales corresponden a la importación que se está registrando.

  • Declaración de Ingreso Nacional

En esta etapa del proceso se registrarán la o las DIN de acuerdo con los proveedores existentes en los embarques seleccionados en el paso anterior.

Con el fin de ingresar correctamente este documento, se deben agregar los productos que desea registrar en la DIN, provenientes de las DE seleccionadas. Para el caso particular del ejemplo, se tienen 2 proveedores distintos por los que para esta carpeta de internación se registrarán 2 DIN.

1°DIN

2°DIN

Cabe señalar que los datos ingresados manualmente en monto afecto, flete y seguro son informativos, y no interfieren con el cálculo del total DIN, el cual viene dado por los valores registrados en los campos Ad valorem e IVA.

La DIN se puede emitir sin necesidad de asociar los documentos, ya que esta parte del proceso se realiza al emitir la carpeta, la cual solo necesita que la GDRI haya sido emitida.

Registro de la Documentos Asociados (Carpeta de Importación)

Para ingresar a los documentos asociados, primero se debe seleccionar en la pestaña superior del proceso.

En esta pestaña se podrá visualizar el listado de facturas asociadas a la DIN.

Asociar documento: En el caso que ya haya sido ingresada una factura al sistema, se podrá asociar a la DIN con este botón. Cabe destacar que la factura ingresada al sistema debe estar contabilizada, y el detalle asociado (el cual no puede ser un producto o servicio tipo producto) debe tener la cuenta contable compras la misma que se ingresó en:

  • Parámetros Generales/Cuentas Contables – “Importaciones en Tránsito”.

Una vez seleccionados los documentos asociados a la importación, se puede visualizar el detalle del embarque completo (de acuerdo a lo registrado en la carpeta).

Contabilización de la Internación

Si se cuenta con todos los documentos para el registro de la internación, se puede realizar los pasos de acuerdo con la obligatoriedad de relación entre un documento y otro.

Para el caso del ejemplo, se comienza con la GDRI, lo cual puede variar si ese documento no ha sido recepcionado.

Contabilización Caso Producto

A continuación, se muestra la contabilización de FIM este documento es el que genera la deuda, en la cuenta contable "Proveedores Extranjeros", o como se defina en tu plan de cuentas. Por otra parte, y de acuerdo con el orden que se registren los documentos, se encuentran las cuentas de provisión, guías por recibir (si se registra FIM 1°) o Facturas por llegar (si se registra GDRI 1°).

En esta parte del proceso contable, se puede observar la contabilización del documento DIN en el cual se encuentran los costos de la internación en sí, bajo el proveedor de este servicio, la Agencia de Aduana contratada.

Los costos o gastos adicionales como Ad valorem (DIN), documentos adjuntos ya emitidos (FAC) y aquellos registrados bajo el documento del proveedor extranjero (FIM) se contabilizan en la carpeta de internación (CPTIN), ejemplo Ad valorem:

Una vez que se obtiene el total de los costos adicionales se generará un ajuste contable para la cuenta existencia para los productos importados prorrateando de acuerdo con el valor del documento de origen de cada producto.

Contabilización Caso Activo Fijo y Garantía

A diferencia de la contabilización de productos, para activo fijo y garantía, no hay movimientos en la cuenta existencias por distribuir, por lo que el comprobante contable por movimientos de stock no se genera.

Caso Activo Fijo

Reabrir Carpeta y Anulación de DIN

Para aquellos casos en los que se necesita incorporar o quitar algún dato ingresado en la internación, se procede en primera instancia a otorgar permisos temporales, para este caso particular se utilizará el "Anulación de Ciclo de Compras":

Una vez modificado el estado de este permiso a “SI”, el proceso de internación podrá reabrirse, anulando los comprobantes de "Ajuste de Costo" y "Carpeta de Internación". Esto permitirá que se puedan anular y agregar DIN, adicionar o quitar documentos asociados, entre otros.

Una vez reabierta la carpeta, se deberá aprobar o emitir nuevamente ésta, de acuerdo con los permisos del usuario. La aprobación a su vez, puede ser revertida como se ve en las siguientes imágenes.

Proceso de Pago de DIN

Para realizar el pago de una importación, más que un documento en sí por proveedor, el proceso indicado a realizar se encuentra en:

  • Tesorería-Pagos-Proveedores (opción "Multimoneda"), seleccionando en el encabezado como proveedor al agente de aduana encargado de los procesos de importación.

Como se puede ver en la siguiente imagen, en esta opción, es posible emitir pagos de documentos como la DIN y facturas de compra asociados a gastos de importación, siempre y cuando cuenten con la parametrización descrita anteriormente.

A su vez y al igual que con el resto de los proveedores, es posible pagar con documentos como cheques, etc., o entregar un anticipo al Agente de Aduana, con el cual se pueden gestionar y pagar los procesos asociados a la importación, así como sus honorarios.

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