¿Cómo detectar y regularizar diferencias entre saldos de la contabilidad y saldos de informe analítico de existencias?
A una determinada fecha se presentan diferencias entre el saldo de balance y el saldo del informe analítico de las mercaderías o existencias.
Es importante destacar que el informe analítico auxiliar de mercaderías es la “Tarjeta de existencias”, la cual se encuentra en los informes contables, para revisar esta debes ir a Finanzas / Informes tributarios.
Adicionalmente el sistema en el menú de Existencias cuenta con un informe llamado “Informe de existencias”, el cual cuenta con la misma información de la “Tarjeta de existencias”.
Ejemplo práctico de cómo realizar el análisis entre los saldos de bodega y la contabilidad.
1. Se genera el Balance con fecha 01/01/2025 y se presta atención al saldo de la cuenta 110804 Productos Terminados.
2. Se genera el auxiliar contable “Tarjeta de Existencias” a la misma fecha, en este caso 01/01/2025 colocaremos la misma fecha como inicial y final ya que estamos revisando la apertura del año.
En la tarjeta de existencias, tendremos la lista de cada uno de nuestros códigos de productos, con su saldo de unidades o stock y su saldo valorizados según costo promedio, entonces la suma de todas las columnas de saldo de valores debe ser igual al saldo según balance.
Es importante destacar que el saldo de valores es el resultado de la multiplicación del saldo de unidades por el costo promedio ponderado.
Para un mejor análisis de los datos, exportaremos este informe y lo trabajaremos en una planilla, se realiza suma de todos los saldos finales valorizados y se obtiene el saldo según balance.
3. Se genera el “informe de stock físico” a la misma fecha, en este caso 01/01/2025 y seleccionares la opción de “valorizado”
Al generar el informe por pantalla se visualiza el costo promedio y el saldo de unidades, pero no el resultado de esta operación, para esto se exportará el informe a una planilla de cálculo.
Se realiza la multiplicación del costo promedio ponderado con el saldo de unidades de cada producto, posteriormente suma de todos los saldos finales valorizados y se obtiene el saldo según balance.
Posibles causas de descuadres
Ajustes duplicados: Cuando se realizan ajustes por diferencias a sea en las cantidades o valor de costos, es importante que estos se realicen tanto en los auxiliares de mercadería o existencias, como en la contabilidad, ya que esta ultima es la encargada de la presentación de los informes antes los distintos entes reguladores.
El proceso de ajuste de inventario del sistema cuenta con 3 etapas:
Carga de toma de inventario físico.
Informe de diferencias.
Contabilización de ajuste de diferencias, con esto se generan los respectivos documentos y contabilizaciones.
Es importante destacar que este paso es fundamental tener en consideración para no realizar la contabilización manual de ajuste, ya que esto ocasionaran un desajuste entre los auxiliares y la contabilidad.