La reconciliación de diferencias entre contabilidad y existencias es esencial para mantener una contabilidad precisa y un eficiente control de inventario. Para garantizar la exactitud y minimizar las discrepancias, es fundamental llevar a cabo revisiones regulares y reconciliaciones entre los registros contables y el inventario físico.
Las diferencias entre contabilidad y existencias pueden originarse por diversas causas, entre las que encontramos:
Métodos de valorización:
Existen diferentes métodos para valorizar las existencias, como el FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) y el costo promedio ponderado. Los distintos métodos pueden generar diferencias en el costo del inventario y, por ende, en los estados financieros.
Errores en el registro:
Errores al registrar transacciones en la contabilidad pueden provocar discrepancias entre el valor de las existencias registrados y el valor real de los inventarios.
Pérdidas y deterioro:
Pérdidas por robo, merma, obsolescencia o deterioro pueden afectar el valor de las existencias. Si no se registran adecuadamente, esto puede dar lugar a diferencias en comparación con los registros contables.
Desajustes en el inventario:
Las diferencias que surgen debido a inconsistencias en el conteo físico de las existencias en comparación con los registros contables pueden causar discrepancias.
Este punto contando con un riguroso y oportuno control, se puede minimizar estos desajustes y por consiguiente las perdidas a nivel monetario.
Es importante considerar el correcto uso de los ajustes, ya que si estos son ingresados en otra fecha o posterior, pero sin el correspondiente recalculo, afecta directamente la valorización.
Transacciones no registradas:
Puede haber transacciones de compra o venta que no se hayan registrado, lo que afectará tanto las existencias como la contabilidad.
Ajustes de valorización:
Regularizaciones contables que se realicen para reflejar correctamente el valor de las existencias según normas contables pueden generar diferencias.
Retornos y devoluciones:
Devoluciones de productos o inventarios que no sean registrados a tiempo pueden llevar a diferencias en las existencias disponibles y las que aparecen en los libros contables.
Sobregiros:
Los quiebres de inventario o stock provocan error en los cálculos de valorización de las mercaderías, en especial cuando se trabaja con el método de costo promedio ponderado.
Los sistemas de gestión empresarial, comúnmente conocidos como ERP, ofrecen herramientas como informes y controles de cierres mensuales para evitar modificaciones no registradas. Estos sistemas permiten realizar los controles y cuadraturas necesarios para minimizar las diferencias. Es importante destacar que lo ideal es llevar a cabo estas validaciones de forma mensual para detectar a tiempo cualquier desviación y, de este modo, reducir las discrepancias.