¿Cómo detectar y regularizar diferencias entre saldos de balance y saldos de informe analíticos?
A una determinada fecha se presenta diferencia entre el saldo de balance y el saldo del informe analítico de una cuenta contable, para este ejemplo revisaremos la cuenta Clientes
Al 31/12/2022 el saldo en balance de la cuenta Clientes es $21.183.515
Al emitir el informe analítico al 31/12/2022 el saldo de documentos pendientes es 21.652.648
Lo primero que revises es si el saldo de la carga inicial de esta cuenta contable coincide con el saldo del informe analítico de documentos históricos. Para esto, revisa los comprobantes contables de tipo apertura y validamos la fecha en que se realizó la carga inicial de saldos.
En el ejemplo, la carga inicial de saldos se realizó con fecha 01/01/2021
Al ingresar al detalle de esta carga inicial observe que el saldo informado para la cuenta Clientes es $1.469.650.
Se emite el informe analítico de cuenta corriente desde el 01/01/2000 al 31/12/2020 (tome este rango de fechas para asegurarse de que se incluyan todos los documentos pendientes que eventualmente podrían ser bastante antiguos, y la fecha de corte del informe debe ser del día anterior a la carga inicial). En este caso, el saldo del analítico es $1.469.650.
Puede concluir que el analítico y el balance partieron con el mismo saldo, por lo tanto, el descuadre se produjo posterior a la carga de información.
La siguiente revisión que se realiza es determinar desde qué periodo la igualdad de estos informes no se cumple. Para esto, emita balance y analítico de periodos correlativos anteriores, hasta determinar el periodo en el cual se comienza a producir la diferencia.
Para este ejemplo, como estamos analizando el saldo al 31/12/2022 comience a emitir los informes a 30/11/2022, 31/10/2022, 30/09/2022, y así sucesivamente. En las siguientes imágenes se puede observar que al 30/08/2022 los informes presentan distinto saldo, pero al 31/07/2022 los saldos son iguales, por lo tanto, el saldo entre balance y analítico se descuadra en 08/2022. El monto del descuadre es $1.019.133
Como ya sabe que en 08/2022 se produce la diferencia, emita el libro mayor de este periodo para revisar los movimientos que tiene la cuenta. Este informe lo exportamos a Excel para poder trabajar de mejor manera la información
Al revisar el libro mayor de 08/2022 existe un documento por el mismo monto de nuestra diferencia, corresponde al documento FARE-45454545
Revise el documento FARE, y validamos que en su configuración tiene parametrizada la cuenta contable Anticipos de Proyecto, que es diferente a la cuenta Clientes, donde se contabilizó este documento en 08/2022. Esto produce que al emitir el informe analítico de la cuenta Clientes, este documento quede excluido porque tiene configurada otra cuenta contable. Para solucionar esto se puede sacar el saldo contable de este documento desde la cuenta Clientes y llevarlo a la cuenta Anticipos de Proyecto mediante un comprobante contable, o bien, estipular la cuenta Clientes en el tipo de documento FARE.
Para este caso, deje configurada la cuenta clientes en el documento FARE
Luego de este cambio, al emitir nuevamente balance y analítico al 31/08/2022 tiene el mismo saldo.
En el ejemplo, continua con diferencias entre analítico y balance al 31/12/2022 para la cuenta Clientes, por lo que continue buscando las causas. Ya tiene cuadrados los saldos al 31/08/2022, y vamos validando los saldos de periodos posteriores. Al 30/09/2022 los saldos de balance y analítico son iguales, pero en 10/2022 tenemos diferencias
Para revisar el detalle de los movimientos de 10/2022 emitimos el libro mayor de este periodo y exportamos a Excel
Al revisar el detalle del libro mayor, se puede observar un movimiento que no tiene tipo de documento. Al tener este tipo de movimientos se generan diferencias entre saldo de balance y analítico de la cuenta debido a que solo se mueve balance, pero este movimiento no se ve reflejado en el analítico. Como Clientes es una cuenta analítica, no debemos tener saldos de movimientos sin tipo de documento en ella, salvo la carga inicial de saldos.
Para regularizar es necesario reversar este movimiento en la cuenta. Para esto se crea un comprobante contable a la fecha en que se desea reflejar el ajuste. En este caso lo realizamos en el mes de 10/2022. Al emitir nuevamente el libro mayor del periodo los movimientos sin tipo de documento se encuentran saldados
Luego de las regularizaciones realizadas, el balance y analítico al 31/12/2022 tienen el mismo saldo.
Es importante considerar que esta igualdad debe cumplirse periodo a periodo, por lo que, es necesario validar periódicamente que estos saldos sean iguales, y si hay diferencias, realizar esta revisión y regularizar lo que haga falta.
Este documento es una guía para realizar esta revisión, pueden darse diversas situaciones dependiendo de la información que tenga la empresa, sin embargo, acá se explica lo esencial para efectuar la revisión.