En este artículo, te enseñaremos la forma correcta del uso del sistema de facturación periódica.

Parametrización

Parametrización

Nota de venta de contratos (NVCC)

Para iniciar todo proceso de facturación periódica, requiere la nota de venta de contratos y para ello, esta debe poseer la siguiente configuración:

Debe/haber: Debe

Libro: Ninguno

Pagos: No requiere

Tipo de comprobante: No se contabiliza

Tipo de correlativo: Externo

Y éste debe poseer como relación posterior el documento de facturación, por ejemplo, la factura de ventas.

Configuración tabla de motivos de termino de contrato

Diríjase a mantenedores / Tablas generales / Seleccione en la lista desplegable la opción “Motivo de término”. Aquí podrá ingresar diversas causas del término de contrato.

Procedimiento

Ingreso de la Nota de venta de contratos (NVCC)

El ingreso de este documento se realiza desde ventas / Sistema de contratos / Crear nota de venta de contratos.

Al ingresar al documento puede seleccionar la forma en que se factura el contrato con los documentos que estaban relacionados posterior a la NVCC.

Luego de completar con la información de encabezado, guarde y continúe con el detalle del contrato.

En esta sección encontrará dos tipos de facturación:

• Facturación mes vencido (pago después de haber transcurrido el mes de servicio).

• Facturación mes adelantado (pago antes de que comience el servicio).

Luego se configura la periodicidad, cada cuanto tiempo se creará la factura al cliente, estas facturas se crearán de forma mensual.

• Fecha de inicio de facturación: cuando el sistema tomará de referencia el inicio para realizar la facturación periódica.

• Fecha fin de facturación: indicará que mes se dejará de emitir facturas al cliente. Esta fecha puede ser modificada a lo largo del contrato y tiene la opción de indicar el motivo de término de contrato.

• Fecha de venta: Solo registrará la fecha en que se formuló el contrato.

• Fecha comprometida: Indica el día en que se debería entregar el servicio al cliente por primera vez.

Facturación por mes

A modo de ejemplo se registrará el contrato de la siguiente manera:

• Tipo facturación: mes vencido.

• Fecha inicio de facturación: 01/08/2022 y en ese día se emite la primera factura.

• Fecha fin de facturación: 31/12/2099, hasta ese día se habrán creado las facturas del día porque su periodicidad es de 1 mes.

Luego emita el documento y se observará que el estado ha cambiado a ingresado.

Al emitirlo, cambiará el estado de la NVCC a Emitido y podrá realizar las facturaciones mensuales desde Ventas / Sistema de contratos / Pestaña facturación periódica:

En esta pestaña se mostrarán todos los contratos pendientes por facturar según el mes que se seleccione. En este ejemplo se realiza con abril del 2020 para generar la primera factura del cliente.

En esta sección pueden existir más contratos pendientes por facturar, por el que se pueden marcar varios documentos y realizar la facturación del mes de forma masiva.

Después de emitir el documento emergerá la siguiente ventana, indicando que los contratos fueron facturados y automáticamente el sistema se redirigirá al mes siguiente si es que no quedaron documentos pendientes.

Luego se puede continuar con el proceso hasta quedar sin documentos por emitir, no quiere decir que ya no aparecerán documentos en esta pestaña, sino que los documentos volverán a aparecer hasta que se haya completado su forma de facturar, por mes vencido o adelantado.

Modificación de la fecha de contrato

Una vez emitido el contrato, se puede cambiar la fecha del término del contrato. Por ejemplo, se tiene un contrato de 1 año, pero por otros motivos se debe modificar a uno de 6 meses o finalizar el contrato.

Esta modificación se realiza en ventas / sistema de contratos / Seleccionar el contrato ( en estado Emitido) y editar.

Al ingresar, presione el botón “terminar y duplicar detalle”.

Luego de realizar los cambios, presione el botón y esta NVCC se finalizará, pero se creará una nueva con la misma información para que pueda realizar el cambio de la fecha de fin de facturación.

Al aceptar aparecerá un mensaje con la opción de clonar el detalle o no, si selecciona No, se dará por finalizado el contrato.

Al indicar “Si”, se creará la nueva NVCC donde podrá modificar la fecha y mostrará lo siguiente:

El primer contrato se registrará como estado “terminado” y la línea de detalle nueva será una réplica para poder guardar el motivo del cambio. Cuando la línea de detalle está en estado terminado no se facturará en conjunto con la nueva línea. Luego de que se crea este documento, debe dirigirse nuevamente a emitir el anexo:

Seleccione el botón emitir anexo:

Al salir del documento visualizará que el documento está en estado emitido y podrá realizar la facturación periódica nuevamente.

Informes de contrato

Desde ventas / Sistema de contratos / Pestaña informes contratos poseerá herramientas para visualizar el estado de los contratos, como por ejemplo el tipo de informe, agrupadores y el periodo de tiempo que se requiere analizar.

Informe de facturación periódica: indica los montos que se han facturado a lo largo del periodo de tiempo que se seleccione.

Informe de contratos vigentes: muestra el detalle de todos los clientes que aún poseen proceso de facturación.

Informe de cierre de negocios: indica los contratos que han sido finalizados durante el periodo que se realiza la consulta. Estos cierres de contratos pueden ser filtrados por tipo: vendedores o comisionistas.

Informe comparativo de facturas generadas: muestra un detalle de los montos facturados por empresas clientes.

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