En el siguiente artículo, te enseñamos a generar informe de despachos pendientes, para una clara obtención de información de lo despachado o en que estado se encuentran.
¿Qué es un informe de despachos pendientes?
Es un informe que detalla el estado en el que se encuentran los productos según su despacho (sin movimiento, parcial, completado), como también la siguiente información:
Monto Neto y cantidad de cada producto indicado en el documento origen (Nota de Venta).
Cantidad que se encuentra pendiente por despachar de cada producto.
Cantidad que se ha despachado por cada producto.
Mediante que documentos se han realizado los despachos de los productos.
Adicionalmente, en el informe también se puede visualizar su información correspondiente a su estado de facturación.
Generación de Informe Despachos Pendientes
El primer paso es dirigirnos en el menú a:
Ventas - Informe de Ventas - Despachos Pendientes
Los filtros principales son los siguientes:
Tipo de documento: Se encuentran todos los documentos que podrían tener pendiente despacho o facturación. Por defecto estará seleccionado el documento Nota de Venta.
Despacho: Corresponde al estado que se encuentra el despacho, el cual tiene 3 opciones de estado para visualizar en el informe y se puede seleccionar el/los estado/s que se requiera/n. Estos son:
Sin movimiento: que no se ha efectuado ningún despacho.
Parciales: Que se ha realizado un despacho, pero aun dejando stock por despachar.
Completados: Que se a realizado de forma completa un Despacho sin dejar pendientes.
Facturación: Corresponde al estado que se encuentra la facturación del pedido, el cual tiene 3 opciones de estado para visualizar en el informe y se puede seleccionar el/los estado/s que se requiera/n. Estos son:
Sin movimiento: que no se ha efectuado ninguna Facturación .
Parciales: Que se ha realizado una facturación, pero aun queda stock por facturar.
Completados: Que se a Facturado el pago total de la deuda del cliente relacionado al despacho correspondiente.
Fecha desde: Corresponde a la fecha de inicio que queremos que se genere nuestro informe. Por defecto es igual a un mes anterior a la fecha actual.
Fecha hasta: Corresponde a la fecha de termino que queremos que se genere nuestro informe. Por defecto es igual a la fecha actual.
Una vez seleccionado los filtros, se debe oprimir el botón Generar Informe.
Visualización de Informe
A modo de ejemplo, el informe nos indica que por la Nota de Venta N° 1810391, tiene un estado de despacho parcial, esto quiere decir que, aun hay productos pendiente por despachar. Adicional a esto, el informe también nos indica que aún no se han realizado facturas relacionadas a esta nota de venta.
Cada columna del informe se define de la siguiente forma:
Documento: Corresponde al tipo y número de documento. Cabe mencionar que, el informe nos da la posibilidad de oprimir el hipervínculo del documento para acceder a ver toda su información.
Fecha Doc.: Corresponde a la Fecha en que se emitió el documento origen.
Razón Social: RUT y Razón social de Cliente.
Estado de Despacho: Estado en el que se encuentra el despacho. Al observar NV-1810391 se encuentra en estado Parcial, ya que aun no se ha despachado por completo.
Estado de Facturación: Estado en el que se encuentra el proceso de facturación. Al observar documento a observar NV-1810391, se encuentra en estado sin movimientos, ya que no se ha ingresado ninguna factura.
Finalmente al lado izquierdo del documento origen se encuentra una flecha, la cual permite desplegar los detalles del documento con la información relacionada a su estado de despacho y facturación.
En el detalle que se despliega, nos muestra:
Código y descripción del Producto (67436 - Producto 2).
Cantidad que se debe despachar y facturar del producto (Cantidad igual a 10 unidades).
Precio Neto por producto (CLP 100.000).
Documentos de Despacho, el cual permite ver el lista de documentos con el cual se ha despacho el producto.
La cantidad despachada hasta el momento del producto (5 unidades despachadas).
La cantidad pendiente por despachar del producto (5 unidades pendientes).
Documentos de Factura, el cual permite ver la lista de documentos con el cual se ha facturado el producto. En el caso a observar aun no se ingresan facturas, por ende no figuran documentos.
La cantidad facturada hasta el momento (0 unidades facturadas).
La cantidad pendiente por facturar (10 unidades pendientes por facturar).
Continuando con el ejemplo, analizaremos el informe luego de realizar dos guías de despacho adicionales, esto genera que el Estado de Despacho de la Nota de Venta cambie a estado completado, ya que se despachó la cantidad indicada por el documento, mediante las tres guías.
En cuanto al Estado de Factura, en el ejemplo se puede ver que se realizó la facturación total de la cantidad de productos despachada mediante dos facturas de ventas, lo cual genera que el Estado de Facturación de la Nota de Venta cambie a estado Completado.
Nota: Se debe tener en consideración, que para el caso que se ingrese un articulo que no controle stock, como por ejemplo un servicio, en el estado de despacho figurará “no aplica despacho”, pero de igual forma se podrá ver su estado de facturación.
Nota 2: Se debe tener en consideración, que para el caso que se ingrese un articulo tipo Kit, en el detalle del producto, existe el botón Kit, el cual al oprimirlo, se despliega el detalle de los artículos que conforman el Kit y sus cantidades respectivas. En el ejemplo de a continuación se van a despachar 2 kit, por ende el detalle desplegado mostrará el doble de los artículos que lo conforman.
Nota 3: En el caso de que se seleccione en el filtro “Tipo de documento” una factura, este mostrará información similar a una nota de venta, sin embargo omitirá detalles del estado de facturación.
Buscador
Una vez generado el informe, puede ser que contenga pocos registros, o bien demasiados, independiente el caso, existe el campo Buscar, donde se podrá ingresar el documento especifico a encontrar. Además, existe el icono que se encuentra señalado en la imagen, el cual contienen más filtros al oprimirlo.
Filtros Adicionales
Al oprimir el botón, nos despliega al extremo derecho de la pantalla, una serie de campos denominados más filtros, estos campos son:
Cliente
Producto (articulo)
Unidad de Negocio
Centro de Costo
Probabilidad
Una vez seleccionado los filtros con su información correspondiente se oprime botón Aplicar Filtro. En el caso de querer realizar un nuevo análisis con otro tipo de información en los filtros, se oprime el botón Limpiar filtros.
Otra forma de eliminar los filtros aplicados, es desde la vista inicial del informa, ya que al momento de generar estos filtros, por ejemplo, centro de costo o unidad de negocio, se muestran en la parte superior de la barra de búsqueda. Si se debe eliminar uno de ellos, basta con oprimir la “x” que lo acompaña y solo se aplicará el filtro que quede.
Descarga PDF Y Excel
Finalmente, una vez generado el informe se puede exportar este a una archivo PDF o a un Excel simplemente oprimiendo sus botones respectivos a estos archivos.
Al seleccionar uno de ellos, se abre una ventana, que le dará la opción de descargar el archivo de forma directa, o bien podrá ingresar su correo y oprimir enviar para que le llegue a este. Lo mismo aplica, si quiere tener el informe en un archivo Excel.
En la siguiente imagen es como se vería un informe de despachos pendientes en formato PDF.
En la siguiente imagen es como se vería un informe de despachos pendientes en formato Excel.
