En este artículo, te enseñaremos la nueva funcionalidad del cierre de documentos que no mueven stock y no mueven contabilidad, como el caso de las Órdenes de compra, cotizaciones de ventas y Notas de Venta.

parametrización

permisos de usuario

Todo super usuario o administrador del sistema tiene los permisos para poder cerrar una Orden de compra, nota de venta o cotización, pero para un usuario común se deben otorgar estos para que pueda realizarlos

Para ello, debes dirigirte a:

  • Configuraciones → Seguridad→ Pestaña permisos→ Seleccionar el Rol del usuario a modificar→ Tipo de permiso: General.

Luego de esto se desplegarán varias opciones y deberá seleccionar “Cerrar Documento de Venta” = ver y “Cerrar documento de compra” = Ver

El sistema guardará automáticamente los cambios y el usuario deberá cerrar e ingresar a su sesión para que pueda cerrar documentos.

Procedimiento

Cierre de documentos de abastecimiento

La funcionalidad solo va para documentos que no mueven stock ni contabilidad, como es el caso de las Órdenes de compra y que presenta un ciclo documental con alguno que si realiza movimientos. A continuación, se muestra el ejemplo del cierre de una orden de compra relacionada con una Factura que mueve stock.

Se presenta en una orden de compra parcial, donde una fracción de la totalidad de los requerimientos llegó con la factura de compras que mueve stock y lo restante que desea cancelar mediante el cierre de la OC.

La Orden de compra se crea por 2 productos, donde llega solo un producto por medio de la factura de compras. El cierre de la OC se realiza para no dejar registro de recibos pendientes

en el informe generado desde Abastecimiento → Informes de compra → Pestaña Recibos pendientes.

Al verificar el stock pendiente por recibir (desde el informe de recibos pendientes), observará lo siguiente:

Luego, al realizar la factura de compras que mueve stock con un ítem, los recibos pendientes de dicho producto se reducen.

Ahora que no se van a recibir más productos, se dirige la OC presionando el botón de “Ver”, que puede ser desde el informe de recibos pendientes o ver documento en el módulo de abastecimiento.

Se visualizará el nuevo botón de cerrar documento:

Al presionar el botón, automáticamente se cerrará el documento para que no quede el registro de recibos pendientes.

También es posible realizar la reapertura de la orden de compra cerrada, para ello, debe abordar la orden de compra y presionar el botón Reabrir Documento, habilitando la llegada del stock pendiente y los informes.

Cierre de documentos de ventas

De la misma manera que las órdenes de compra en abastecimiento, se realiza el procedimiento para el cierre de documentos en el módulo de ventas, pero a continuación se mostrará el ejemplo de una Nota de Venta con factura que no mueve stock y su guía de despacho .

Se crea una Nota de venta con los siguientes productos a vender:

La factura y la guía de despacho solo se envían por las cantidades que se muestran:

Donde tenemos menor cantidad de lo que se habia solicitado en la Nota de ventas.

Al revisar los informes de envío desde el módulo de ventas → Informes de ventas → Pestaña despachos pendientes, mostrar los envíos pendientes por la nota de venta (o cotización) vinculado:

Para cerrar la nota de venta o cotización te debes dirigir al encabezado del documento que quieres cerrar y presionar el botón “Cerrar documento”.

Al cerrar el documento, se elimina todo lo pendiente por recibir o despachar de los productos incluidos en el documento.

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