En este informe podrás realizar el seguimiento de tus compras identificando el estado que se encuentra cada documento con respecto a su estado de despacho y de facturación, mostrando la cantidad que queda pendiente por despachar o recepcionar y cuantos ya se recepcionaron y facturaron. También podrás ver los documentos involucrados en cada proceso.
I. Alcances del Informe
Antes de mostrarte como funciona el informe de Seguimiento de Compras, acá te dejamos los alcances de este:
Los siguientes tipos de documento no están considerados para ser seleccionador y poder realizarles un seguimiento mediante el informe:
GDRI: Guía de recepción de importación.
FIM: Factura de importación.
DE: Documento de embarque.
DIN: Declaración de ingreso.
NDC: Nota Débito de compra.
NDCE: Nota Débito de compra electrónica.
Los documentos que tengan la siguiente configuración, tampoco podran ser seleccionados:
Libro de retención= Sí
Debe/Haber= Debe
Exento de IVA/Honorarios= Honorarios c/ret. o Exento de IVA/Honorarios= Honorarios s/ret.
Si en la configuración de documento no existe una relación a documentos posteriores, este documento no debe ser seleccionado en el informe de seguimiento de compra.
Los detalles distintos a tipo Producto, ósea que no mueven stock, no se verán reflejado en la sección de recepción, pero si en la de facturación.
II. Acceso a informe de seguimiento de compra
Para tener acceso de a este informe, primero que todo, tu usuario debe ser Supervisor o bien, que tu usuario tenga el permiso de “Ver” en Informes de compras. Con estos permisos podrás ir al modulo de Abastecimiento, acceder a informes de compra y seleccionar la pestaña Seguimiento de compras.
III. Pantalla Principal Informe de Compras
Al acceder al informe podrás ver los siguientes campos para poder generar tu informe:
Tipo de documento: Podrás seleccionar el tipo de documento que necesitar realizar el seguimiento.
Fechas desde/hasta: Podrás seleccionar el rango de fechas, para que se te generé el informe con los documentos ingresados en esa fecha.
Botón filtrar: Al oprimir el botón se reflejara la información según lo ingresado en los campos anteriormente mencionados.
Al generar Informe verás la siguiente información:
Información de documento Seleccionado
En esta sección del informe podrá ver la siguiente información de tu documento seleccionado.
Tipo y Número de documento.
Fecha del documento.
Proveedor.
Al desplegar detalles de documento, podrás visualizar la siguiente información
Detalles del documento: Código y descripción del detalle.
Cantidad de cada detalle del documento
Precio unitario de cada detalle del documento
Total de cada detalle del documento.
2. Estado de Recepción
En esta sección del informe podrás ver el Estado de Recepción de tus producto según la cantidad de tu documento de origen. Estos estados son los siguientes:
Sin Recepcionar: Estado que indica que falta por recepcionar la cantidad total del detalle del documento seleccionado.
Parcial: Estado que indica que aún no se recepciona la cantidad total del detalle del documento seleccionado.
Completado: Estado que indica que se recepcionó la cantidad total del detalle del documento seleccionado.
NC: Etiqueta que acompañará a los estados anteriores cuando se involucre en el proceso de Recepción de los productos una nota de crédito (que mueva stock).
Al desplegar el detalle podrás ver la siguiente columnas:
Recepcionado: Cantidad que fue recepcionada a partir del documento seleccionado.
Por recepcionar: Cantidad que falta recepcionar a partir del documento seleccionado.
Bitácora de Recepción: Al ingresar a la bitácora podrás ver la información de los documentos que realizaron la recepción de los detalles del documento seleccionado. En caso de que una nota de crédito o debito moviera stock y afectará la recepción, también se visualizaría en esta bitácora.
3. Estado de Facturación
En esta sección del informe podrás ver el Estado de Facturación de tus producto según la cantidad de tu documento de origen. Estos estados son los siguientes:
Sin Facturar: Estado que indica que falta por facturar la cantidad total del detalle del documento seleccionado.
Parcial: Estado que indica que aún no se factura la cantidad total del detalle del documento seleccionado.
Completado: Estado que indica que se facturó la cantidad total del detalle del documento seleccionado.
NC: Etiqueta que acompañará a los estados anteriores cuando se involucre en el proceso de facturación de los productos una Nota de Crédito (que mueva stock).
Al desplegar el detalle podrás ver la siguientes columnas:
Facturado: Cantidad que fue facturada a partir del documento seleccionado.
Por Facturar: Cantidad que falta facturar a partir del documento seleccionado.
Bitácora de Factura: Al ingresar a la bitácora podrás ver la información de los documentos que realizaron la facturación de los detalles del documento seleccionado. En caso de que una nota de crédito o debito es relacionada a una de las facturas, también se visualizaría en esta bitácora.
IV. Bitácora de Recepción
La Bitácora de recepción te mostrará los documentos con los que se recepcionaron las cantidades de un detalle del documento, es por eso que existe una bitácora por cada detalle del documento. Esta bitácora se habilitará una vez que se haya generado un documento recepcionando al menos una unidad del detalle, si aún no se recepciona ninguna unidad, es decir la columna de “Recepcionado” esta en 0 (sin involucrar una nota de crédito o debito), el icono de la Bitácora de recepción no se encontrará habilitado.
Al ingresa a la bitácora se mostrará la siguiente información:
Información del documento seleccionado y su estado
Información del ítem (Detalle) y su información con respecto a la cantidad y precio.
Documentos que realizaron la recepción de un detalle o bien, la devolución del producto.
La cantidad que recepcionó/devolvió dicho documento de un detalle.
Fecha del documento
Unidad de negocio a la que pertenece el documento.
También si quieres puede adicionar las columnas que se muestran en la imagen, para tener mayor información en tu bitácora.
V. Bitácora de Facturación.
La Bitácora de facturación te mostrará los documentos con los que se facturaron las cantidades de un detalle del documento seleccionado, es por eso que existe una bitácora por cada detalle del documento. Esta bitácora se habilitará una vez que se haya generado un documento facturando al menos una unidad del detalle, si aún no se factura ninguna unidad, es decir la columna de “Facturado” esta en 0 (sin involucrar una nota de crédito o debito), el icono de la Bitácora de facturación no se encontrará habilitado.
Al ingresa a la bitácora se mostrará la siguiente información:
Información del documento seleccionado y su estado
Información del ítem (Detalle) y su información con respecto a la cantidad y precio.
Documentos que realizaron la facturación de un detalle o bien, la anulación o devolución del producto.
La cantidad que facturo/anulo dicho documento de un detalle.
Fecha del documento
Unidad de negocio a la que pertenece el documento.
También si quieres puede adicionar las columnas que se muestran en la imagen, para tener mayor información en tu bitácora.
Al seleccionar el campo deuda, podrás visualizar si ya pagaste esa factura a tu proveedor en caso de que no, columna indicará en monto total de la deuda con tu proveedor y en caso de haber pagado el monto total de la factura, en la bitácora se indicará que la deuda es $0, con el comprobante contable del pago asociado, como se muestra en la imagen.
