El importador Documentos con detalle permite realizar cargas de documentos con fecha posterior a la apertura inicial contable. Una vez realizada la carga, los documento quedaran en estado ingresado, por lo que se podrá realizar modificaciones a la información antes de ser contabilizado

Otros importadores relacionados:

  • Importador Documentos con detalle (contabilizados): Este importador permite realizar carga documentos con fecha posterior a la apertura inicial contable, pero en este caso no es posible modificar la información, ya que como lo dice su nombre los registros quedan contabilizados automáticamente.

  • Importador Documentos históricos con detalle: Este importador permite registrar documentos con fecha anteriores a la apertura contable, quedando en estado Histórico ("H"), los cuales solo se pueden pagar, recaudar o generar nuevo documentos relacionados a partir de ellos. El objetivo principal de este importador es permitir abrir en documentos el análisis de los saldos de la apertura inicial contable, como por ejemplo poder determinar como esta compuesta tu cuenta de "Clientes por cobrar".

Cualquiera de los importador de documentos con detalle que se utilice, permite importar documentos de los distintos ciclos (Abastecimiento, Existencias, Ventas, Pagos y Recaudación), aunque se debe tener en cuenta que no permite importar documentos que forman parte de un proceso de pago o recaudación, como lo son las transferencias, o tambien que en la importación de los documentos no se podrán relacionar con documentos registrados en el sistema.

Paso 1: Seleccionar importador a cargar

Primero debemos descargar el formato “Importador de Documentos con Detalle”. Este se encuentra en Mantenedores > Importador de datos > Datos a importar > Documentos con Detalle

Paso 2: Obtener Formato de Carga del importador

Para realizar la importación, es necesario completar las columnas del documento con el formato que se solicita. En el botón ver formato:

Se despliega un registro de 68 filas, los cuales hay que rellenar según lo indicado a través del archivo que se importará.

Paso 3: Preparación de Archivo

Consideraciones

Formato de importación

El formato de importación posee diversas consideraciones por tipo de documento, donde se tratará cada uno por separado, pero también hay requisitos que serán en común para todos.

Campo del encabezado del documento:

  1. Fecha del documento:

    • Para documentos históricos esta fecha debe ser menor que la fecha de apertura. Estos documentos no mueven contabilidad ya que pertenecen a períodos contables pasados.

    • Para documentos con detalle y documentos con detalle (contabilizados) debe ser mayor o igual a la fecha de la apertura contable. Todo documento que se importe bajo esta modalidad realizará movimientos contables al momento de contabilizar.

  2. Código unidad de negocio: Es requisito que la unidad de negocio coincida con los códigos de las bodegas y ubicaciones, precisamente para documentos que realizarán movimientos de stock.

  3. Dirección del cliente: Esta información corresponde a la Descripción de la dirección del cliente la cual se encuentra se encuentra en Mantenedores > Clientes y/o Proveedores> seleccionar cliente o proveedor > Pestaña Direcciones.

    Si el cliente fuera el que se muestra a modo de ejemplo, en el archivo de importación deberá ingresar “Dirección Principal”, valida mayúsculas y espacios.

  4. Código de vendedor: este campo es obligatorio para todo tipo de documento que pertenece al modulo de ventas, el cual se debe completar con el username del usuario el cual se encuentra en Configuración > Seguridad > Buscar y seleccionar el usuario.

    El campo validará mayúsculas y espacios, también comprueba de que el usuario posea el perfil la opción de “vendedor”, “ambos” o sea un “usuario supervisor” para realizar la venta.

  5. Moneda del documento: El importador maneja dos monedas para el documento. El primer campo de moneda es del encabezado del documento, la segunda es el detalle. Si se visualiza en el sistema es el campo que se muestra en la imagen:

    Esta moneda es con la que cargará al sistema el documento importado. Por ejemplo, si se utiliza la moneda “USD”, cuando sea visualizado en el listado de documentos aparecerá como la figura siguiente

  6. Tipo de cambio: Por defecto, el tipo de cambio es 1, dependiendo del tipo de documento, se calcula respecto a la moneda definida para la contabilización en la empresa para los totales.

    Si el importador se ingresa que la moneda del documento es “USD” con tipo de cambio “ 1 USD = 750 CLP ”, y en el detalle se indica que la moneda del ítem a comprar o vender es también USD (ya que así lo indica su lista de precio) y su valor es de 5 USD, el sistema realizará el siguiente calculo:

    Como se muestra en el siguiente documento:

  7. Montos impuestos específicos: En este campo se ingresa la sumatoria de todos los valores de los impuestos del documento. Si el documento posee varias líneas de detalle donde cada una de ellas posee un valor de impuesto específico, todas ellas se deben sumar.

  8. Tipo de descuento global: Es el descuento que se le realiza en su totalidad al documento y este se ubica en el encabezado. El descuento esta parametrizado por Monto (M) o por porcentaje (P)

  9. Descuento global: Es la cantidad asignada según el monto o porcentaje del encabezado, este valor no debe ir con signo negativo, ya que ya es contemplado por el importador.

  10. Deuda pendiente: indica si el documento esta pendiente por pagar o cobrar, el monto asignado no debe ser superior al valor total del documento. No se debe colocar signos negativos en el caso de la deuda. El signo lo determina internamente el tipo de documento. Por ejemplo, si es una factura de compras que esta pendiente de pago, el sistema ya asume donde registrará el valor con la cuenta contable asignada al documento.

  11. Deuda pendiente: indica si el documento esta pendiente por pagar o cobrar, el monto asignado no debe ser superior al valor total del documento. No se debe colocar signos negativos en el caso de la deuda. El signo lo determina internamente el tipo de documento. Por ejemplo, si es una factura de compras que esta pendiente de pago, el sistema ya asume donde registrará el valor con la cuenta contable asignada al documento.

  12. Stock: Según el tipo de documento es la información que se registra en este campo.

    • M= Mueve stock para documentos de compra y venta distinto a guías de despacho.

    • 1= Mueve stock solo para guías de despacho de compra y ventas.

    • 0= No mueve stock.

    • N= No reserva stock.

    • R= Reserva Stock (utilizado para OC y NV).

  13. Modalidad: Campo que se utiliza para las guías de despacho de ventas con la finalidad de registrar el tipo de guía.

    • D= Constituye ventas

    • E= Venta por efectuar

    • C= Guía por consignación

    • G= Entrega gratuita

    • T= Traslado de internos

    • 6= Otros traslados no venta

    • 8= Traslado para la exportación

    • 9= Venta para la exportación

Campo del detalle del documento:

  1. Moneda del detalle: Es la moneda que posee el producto/servicio a comprar o vender. En el caso de las ventas, valida de que la moneda exista en la lista de precios. Este tipo de cambio sirve para realizar la conversión de monedas entre el valor del producto y el encabezado, dentro del detalle de un documento, se pueden tener n productos con n monedas distintas, este tipo de cambio permite su ingreso al sistema correctamente.

  2. Ubicación y bodegas: esta información es requisito para documentos que mueven stock y el importador valida que, si es un documento de ventas, los productos deben poseer stock en dichas ubicaciones.

  3. Conceptos: información adicional del producto o servicio del documento, estos conceptos se encuentran en las tablas generales, donde se valida el código. Los conceptos son requeridos dependiendo de la parametrización de las cuentas contables de los productos.

  4. Códigos de impuesto: Esta información va relacionada con los impuestos que están registrados previamente en el sistema y está ubicado en CONFIGURACIÓN > Impuestos y retenciones > Seleccionar impuesto. En este campo se ingresa el código que se muestra en la imagen:

  5. Monto impuesto específico: se ingresa el valor de impuesto por cada línea de detalle.

Consideraciones en la importación por tipo de documento

Antes de realizar la importación de documentos con detalles, se debe respetar el vínculo que existe entre documentos. Por ejemplo, si se requiere relacionar una guía posterior a una Factura de Ventas, la FAV no debe mover stock para que se pueda vincular.

No se puede realizar una guía de despacho de ventas o una factura de ventas que mueve stock si no se posee las cantidades en bodega.

Los documentos con cliente o proveedor extranjero se debe validar que su ficha de cliente/proveedor contengan la parametrización Tipo proveedor y/o Tipo cliente = “Extranjero”. Para cambiar la configuración se debe dirigir a la ficha de cliente y/o proveedores. Esto lo realiza en Mantenedores > Clientes y/o Proveedores > Selecciona un Cliente/Proveedor > Cliente/Proveedor por Empresa > Selecciona la empresa (si su sistema contiene mas de una), y procede a validar la información

Para crear una Boleta de honorarios el proveedor debe estar configurado como “Honorarios”. Siguiendo la misma ruta mencionada anteriormente, se puede validar.

Preparación de formato en Planilla :

Al aplicar Ver formato como se explica en PASO 2, copie el formato a una planilla e ingrese los datos de los documentos. A modo de ejemplo se muestra esta planilla que se ingresara en Excel, ya que este es un tipo de archivo que se puede importar al sistema.

Cabe mencionar que, como el formato se encuentra conformado por filas, se debe copiar y pegar de forma transversa en la planilla para poder ingresar los datos de cada documento de forma Horizontal.

A modo de ejemplo se realizo la carga de una FACE y una FAVE, las que se pueden ver en el extracto que se obtuvo de la planilla a importar:

Paso 4: Seleccionar Archivo a importar

Una vez que tenga la tabla con los datos especificados según el formato, se guarda en formato Excel .xlsx o xls / formato .csv con ; / formato .csv con ,, para importar. En la imagen se ve que se trabajo con el forma Excel .xlsx o xls

Si se desea importar el archivo con encabezado, ésta solo debe contener una fila con información y las posteriores contienen los detalles de los documentos. Luego seleccione la opción marcada en la imagen. En caso de que el archivo de importación no posea encabezado, solo aplique el botón “importar datos

Un vez seleccionada estas opciones, se oprime en seleccionar archivo y se ingresa el documento guardado a importar.

Paso 5: Importar datos

Finalmente para importar el archivo con los documentos ingresados, se oprime el botón de Importar Datos

Luego de haber importado exitosamente los documentos con detalle, podrá revisar, editar, contabilizar y emitir en el módulo correspondiente al tipo de documentos. Abastecimiento/Ventas > Ver Documentos > Escoger Tipo de documento que desea contabilizar y/o revisar, en este caso una FACE y FAVE. Este aparecerá con un símbolo de edición a lado izquierdo del número de documento ingresado como se puede ver en las imágenes:

En el caso que el tipo de documento a importar hubiese sido Documento con detalle (contabilizado), el estado del documento seria Contabilizado y no estaría el icono de modificar.

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