A través de este importador podrás cargar a tu sistema, todos los documentos que quieras de los ciclos de Compras, Ventas y Existencias posteriores a la apertura contable de la empresa en Manager+. Luego de importar los documentos estos quedarán en estado ingresado y los podrás encontrar en el submódulo modificar de los módulos de compras, ventas y existencias para realizarles las modificaciones que quieras para su posterior contabilización en el sistema.
1. ¿Cómo obtener el formato del importador?
Para obtener el formato del importador debes dirigirte al módulo de “Mantenedores”, luego al submódulo “Importador de datos” y presionar la opción “Vista nueva”. Posteriormente, buscar el importador “Analíticos pendientes con detalle” y presionar el botón “descargar el formato”, de esta forma se descargará un archivo Excel en el cual tendrás que completar los datos correspondientes.
2. ¿Cómo completar el importador “Analíticos pendientes”?
El importador cuenta con 62 columnas, de las cuales algunas se deben completar de forma obligatoria y otras opcionales dependiendo del ciclo al que corresponda al documento que se ingresa. A continuación, describiremos cada uno de los campos:
Tipo de documento (Obligatorio): Se debe completar con el código del tipo de documento correspondiente al ciclo de compras, ventas o existencias (ejemplo, FAVE, BOVE, FACE, NCVE, etc).
N° de documento (Obligatorio): Corresponde al folio del documento.
Fecha de documento (Obligatorio): Se ingresa la fecha en formato dd/mm/aaaa o dd-mm-aaaa.
Fecha contable de documento (Opcional): Se ingresa la fecha en formato dd/mm/aaaa o dd-mm-aaaa. Esta debe ser mayor o igual a fecha documento. En caso de no ingresar, se completará automáticamente con "Fecha de documento".
Fecha vencimiento de documento (Opcional): Se ingresa la fecha en formato dd/mm/aaaa o dd-mm-aaaa. Debe ser mayor o igual a “fecha de documento”. En caso de no ingresar, se completará automáticamente con "Fecha de documento + Plazo de pago/Vencimiento”
Código unidad de negocio (Opcional): Si el campo no se completa y solo tienes una unidad de negocio en la empresa, el documento se cargará con dicha unidad de negocio. En el caso de que manejes más de una unidad de negocio, tendrás que completarlo con el código respectivo obligatoriamente.
Rut cliente/proveedor (Obligatorio): RUT no debe tener puntos, si debe tener guion y se valida dígito verificador. Es obligatorio para documentos del ciclo de compra y venta. Para documentos de existencias no se debe completar.
Razón social (Opcional): Si el RUT Cliente/Proveedor no existe, debes agregar la "Razón Social" para que pueda ser creado en el sistema, en caso contrario se deja vacío.
Dirección cliente (Opcional): Obligatorio para documento de ventas. Corresponde a la descripción de la dirección del cliente. Si no se ingresa, se completará automáticamente con la descripción de la dirección parametrizada como dirección legal. En caso de tener más de una dirección legal, se debe completar.
Rut facturador (Opcional): En caso de ingresar, se valida dígito verificador y que exista. Si no se ingresa, se asume mismo cliente.
Código vendedor (Opcional): Obligatorio para documentos del ciclo de ventas. En caso de ingresar, se valida username o ID de usuario asociado a vendedor. Si no se ingresa y solo existe un vendedor, se completará automáticamente con este. Si existe más de un vendedor, se debe completar. Para documentos de compras y existencias no se debe completar.
Código comisionista (Opcional): Se completa solo para documentos de ventas. En caso de ingresar, se valida username o ID de usuario asociado a vendedor. Si no se ingresa y solo existe un vendedor, se completará automáticamente con este. Si existe más de un vendedor, se debe completar. Para documentos de compras y existencias no se debe completar.
Probabilidad (Opcional): Código de la probabilidad del documento.
Lista de precio (Opcional): Obligatorio para documentos del ciclo de ventas. Corresponde al ID de la lista de precios. Si no se ingresa y solo existe una lista de precios, se completará automáticamente con esta. Si tiene más de una se debe completar obligatoriamente.
Plazo de pago/Vencimiento (Opcional): Corresponde al código del plazo pago o vencimiento (tabla general). Si no se ingresa, se completará automáticamente con el plazo de pago/vencimiento parametrizado en la ficha del cliente/proveedor.
Moneda del documento (Opcional): Si el campo se deja vacío, este de completará con la “moneda local” parametrizada. En caso de ingresar, se valida que código exista en tabla monedas. Ejemplo: CLP, UF, EUR.
Tasa de cambio (Opcional): En caso de ingresar, se valida que código exista en tabla moneda. Ejemplo: CLP, UF, EUR. Si no se ingresa, se completará automáticamente con la “moneda local” parametrizada en el sistema.
Monto afecto (Obligatorio): Se debe completar con el monto afecto del documento.
Monto exento (Obligatorio): Se debe completar con el monto exento del documento.
Monto IVA (Obligatorio): Se debe completar con el monto correspondiente al impuesto del documento.
Monto impuesto específico (Opcional): Corresponde al monto del impuesto específico del documento, por defecto es 0.
Monto IVA retenido (Opcional): Corresponde al monto retenido que es parte del IVA.
Monto impuestos retenidos (Opcional): Se debe completar con el monto de impuestos retenidos del documento.
Tipo de descuento global (Opcional): Tipo de descuento global, este puede ser M(Monto) o P(Porcentaje).
Descuento global (Opcional): Según el “Tipo de descuento” indicado, se debe completar el monto o porcentaje.
Total del documento (Obligatorio): Monto total del documento. Para documentos de existencias no se debe completar. Para documentos de compra y venta se debe completar, y si usuario no lo ingresa se calculará de manera automática con la fórmula: Total documento = Monto afecto + Monto exento + Monto IVA + Monto impuesto específico - Monto IVA retenido - Monto impuesto retenido.
Tipo documento de referencia (Opcional): Código del tipo de documento de referencia obtenido desde la tabla general, si es más de uno separar por "|".
Numero documento de referencia (Opcional): Número de documento de referencia, si es más de uno separar por "|" y concordante al campo anterior.
Fecha documento de referencia (Opcional): Fecha del documento de referencia, si es más de uno separar por "|" y concordante al campo anterior.
Código del producto (Obligatorio): Corresponde al código del ítem en el sistema.
Cantidad (Obligatorio): Cantidad de cada ítem. Debe estar expresado en la unidad que se especifica en el campo siguiente.
Unidad de medida (Opcional): Corresponde al símbolo de la unidad. Si el documento es de compra o existencias y el campo está vacío, se completará automáticamente con la unidad de stock parametrizada para el ítem en la empresa. Si el documento es de venta, y solo existe una lista de precios y en ella solo una unidad de medida para el ítem, se completará automáticamente. En caso contrario se debe ingresar.
Precio unitario (Obligatorio): Para documentos de existencias no se debe ingresar. Para documentos de compra y ventas corresponde al precio unitario del ítem.
Moneda del detalle (Opcional): Corresponde al símbolo de la moneda con la cual se expresa el precio del ítem. Para documentos de existencias no se debe ingresar. Si el documento es de compra y no se ingresa este campo, se completará automáticamente con la moneda del documento. Si el documento es de venta, la moneda se completará automáticamente con la moneda de la lista de precios indicada. En caso de tener más de una moneda para el item en la lista de precios, tendrá que ingresar este campo.
Tasa de cambio: Tipo de cambio
Número de serie (Opcional): Si el documento mueve stock y el producto está configurado con número de serie debe ingresar el número de serie.
Número de lote (Opcional): Si el documento mueve stock y el producto está configurado con número de lote debe ingresar el número de lote.
Fecha de vencimiento (Opcional): Si el documento mueve stock y el producto está configurado con lotes con fecha de vencimiento debe ingresar la fecha de vencimiento. Formato: dd/mm/aaaa o dd-mm-aaaa.
Centro de costos (Opcional): Debe indicar el código del centro de costos asociado al artículo del detalle. Este se completará automáticamente cuando: 1. Solo exista un centro de costos 2. Si el documento es de compras y el ítem tiene parametrizado un centro de costos de compra. 3. Si el documento es de ventas y el ítem tiene parametrizado un CC de ventas. Hay que considerar que, si existe más de un centro de costos, se debe completar.
Tipo de descuento (Opcional): Unidad en la que se expresa el descuento. Puede tomar los valores M de monto o P de porcentaje.
Descuento (Opcional): Monto o porcentaje del descuento dependiendo de lo especificado en el campo anterior.
Ubicación (Opcional): Código de la ubicación en bodega. Debe existir en la tabla de ubicaciones.
Bodega (Opcional): Código de la bodega. Debe existir en la tabla de bodegas.
Concepto 1 (Opcional): Código del concepto contable 1.
Concepto 2 (Opcional): Código del concepto contable 2.
Concepto 3 (Opcional): Código del concepto contable 3.
Concepto 4 (Opcional): Código del concepto contable 4.
Descripción (Opcional): Corresponde a la descripción del producto. En caso de no ingresar, se considera la descripción del producto en el sistema.
Descripción adicional (Opcional): Descripción adicional del producto.
Stock (Opcional): Se tendrá que completar según tipo de documento.
Opciones solo para boleta:
1 = 'Despacho Cliente/Proveedor'
2 = 'Despacho'
3 = 'Despacho a otra Direcc.'
Opciones para el resto de los documentos:
R = 'Reserva'
N = 'No Reserva'
M = 'Mueve'
0 = 'No Mueve'
Código impuesto específico 1 (Opcional): Código del impuesto específico 1 del producto.
Monto impuesto específico 1 (Opcional): Monto del impuesto específico 1 del producto.
Código impuesto específico 2 (Opcional): Código del impuesto específico 2 del producto.
Monto impuesto específico 2 (Opcional): Monto del impuesto específico 2 del producto.
Modalidad (Opcional): Se debe elegir una opción según tipo de documento.
Para Notas de crédito:
1 = 'Anula Documento'
2 = 'Administrativa'
3 = 'Descuento'
A = 'Anula parcial'
Para Guías de despacho:
D = 'Constituye Venta'
E = 'Venta por efectuar'
C = 'Consignación'
G = 'Entrega gratuita'
6 = 'Otros traslados no venta'
8 = 'Traslado para exportación'
9 = 'Venta para exportación'
7 = 'Devolución'
Para Boletas:
O = 'Factura de servicios periódicos domiciliarios'
P= 'Factura de otros servicios periódicos'
S = 'Factura de Servicios'
Glosa (Opcional): Se debe indicar la glosa del documento si lo requiere.
Referencia (Opcional): Puedes ingresar el número y código de documento de referencia.
Fecha comprometida (Opcional): Formato: dd/mm/aaaa o dd-mm-aaaa, ejemplo: 01-01-2020.
Porcentaje CEEC (Opcional): Se indica el porcentaje del Crédito especial de empresas constructoras con máximo 2 decimales.
Impuesto ley 18.211 (Opcional): Solo para documentos de Solicitud de Registro de Factura.
IVA ley 18.211 (Opcional): Solo para documentos de Solicitud de Registro de Factura.
Ajuste IVA (Opcional): No puede ser mayor a 10.
3. ¿Cómo realizo la carga del importador?
Una vez que hayas completado el archivo y quieras realizar la carga de este al sistema Manager+, debes considerar el check “Archivo de importación incluye encabezados”. Si activas la opción y cargas un archivo Excel (.xls o xlsx) las 4 primeras filas serán consideradas como parte del encabezado. Pero si cargas un archivo CSV (.csv) solo la primera fila será considerada como parte del encabezado. Luego debes seleccionar el archivo y finalmente presionar el botón “Importar Datos”.
Si los datos se importan correctamente, podrás visualizar una alerta la cual te indica la importación exitosa. En caso contrario, en la pantalla verás los errores y tendrás que editar el archivo que estar importando.
4. ¿Dónde puedo ir a visualizar los documentos cargados?
Documentos ciclo de compras Para visualizar los documentos de compras ingresados a través del importador, debes dirigirte al módulo “Abastecimiento”, luego al submódulo “Modificar documento” e ingresar al documento que quieres ver. Aquí según los permisos del usuario tendrás la posibilidad de editar, eliminar, solicitar la aprobación o contabilizar el documento.
Documentos ciclo de ventas Para visualizar los documentos de ventas ingresados a través del importador, debes dirigirte al módulo de “Ventas”, luego al submódulo “Gestionar documentos” (imagen 1) o “Modificar documento” (imagen 2). En cualquiera de los dos submódulos que ingreses según los permisos del usuario tendrás la posibilidad de editar, eliminar, solicitar la aprobación o contabilizar el documento.
Documentos ciclo de existencias
Para visualizar los documentos de existencias ingresados a través del importador, debes dirigirte al módulo de “Existencias”, luego al submódulo “Modificar documento” e ingresar al documento que quieres ver. Aquí según los permisos del usuario tendrás la posibilidad de editar, eliminar, solicitar la aprobación o contabilizar el documento.
