El usuario podrá generar comprobantes contables manuales desde el módulo de Finanzas para contabilizar pagos, recaudaciones e ingreso de documentos directamente desde Finanzas y no pasar por otro módulo.

Es importante señalar que esta funcionalidad afecta a todas las empresas del ambiente.

Nota: Funcionalidad no disponible para clientes que tengan una empresa con doble moneda de contabilización.

Parametrización

Para el uso y control de este proceso, es necesario conocer la funcionalidad de los comprobantes a emitir:

  • Comprobante simple: Permite hacer ajustes entre cuentas contables sin utilizar documentos.

  • Comprobante contable con documento: Permite crear, pagar documentos y hacer contabilizaciones con análisis.

Para configurar lo anteriormente descrito:

  • Configuración - Parámetros - General - Funcionalidad de comprobante - Seleccionar “Comprobante contable con documento”.

Procedimiento

Encabezado

Primero que todo, hay que indicar que la ruta para la emisión de un comprobante manual es:

  • Finanzas - Comprobante - Nuevo Comprobante Contable

Una vez indicado Nuevo Comprobante Contable, puedes seleccionar el tipo de transacción que se ejecutará, la que puede ser Ingreso-Egreso-Traspaso, etc.

Dentro de esta funcionalidad, el campo Unidad de Negocio es opcional. Si el usuario llena ese campo, se aplicará en todas las líneas de detalle del comprobante y no podrá modificarla en el momento de ingresar el detalle ni tampoco seleccionar documentos pertenecientes a otra Unidad de Negocio.

En caso de que el usuario deje el campo Unidad de Negocio vacío en el encabezado, deberá poner ese dato en cada línea del detalle.

La fecha del comprobante contable no debe ser anterior a la de apertura o estar en un mes cerrado, ni posterior a la fecha del día.

Detalle de comprobante

Campos Cuenta contable – Tipo de documento

La Cuenta contable y el campo Tipo de documento, tienen directa relación. Al elegir una cuenta contable analítica, se habilitarán sólo los tipos de documento que están asociados a ésta.

Por el contrario, al escoger un Tipo de documento, automáticamente se llenará el campo “Cuenta contable” con la cuenta asociada al tipo de documento escogido.

Existen tipos de documentos que sólo se habilitan una vez escogida la cuenta contable como, por ejemplo, los documentos relacionados con cuentas bancarias. Éstos, requieren de los campos Cuenta corriente y Talonario (dependiendo del caso), quedando habilitados en esos casos. Un ejemplo de estos documentos son las transferencias.

Los campos Cliente/Proveedor y personal, se habilitarán o deshabilitarán dependiendo del tipo de documento escogido.

La lista de tipos de documento muestra el ciclo al cual pertenecen.

Botón “Documentos pendientes”

Trae los documentos pendientes usando como filtros los campos que se hayan llenado: Cuenta contable, RUT, Centro de costo, Unidad de negocio.

El resultado se muestra de forma similar al analítico de cuenta corriente.

La columna “Deuda”, muestra la deuda del documento de tal modo que, si el documento se contabiliza al haber, la deuda se muestra en negativo.

Número de documento

El número de documento se llenará automáticamente al tomar uno de la lista de documentos pendientes.

Por el contrario, si se está creando o ingresando un nuevo documento, el número de éste seguirá las reglas según la configuración destinada para él.

Ejemplo: Del listado de documentos pendientes se escoge la recaudación de una FAVE, la que se va a cancelar mediante un cheque a fecha por cobrar; este último documento no tiene número de correlativo interno, por lo que el usuario será el encargado de indicarlo en la casilla que indica “Número”.

Por otro lado, si se está cancelando una factura a un proveedor y el tipo de documento de pago es un cheque a fecha, éste debe tener configurado un número interno (según Banco y Talonario), por lo que el sistema lo indicará automáticamente y no se abrirá una casilla para indicar “Número”.

Fecha de documento

Para los documentos de venta, la fecha será la del comprobante contable, por lo que el campo estará deshabilitado.

Para los documentos de compra, la fecha por defecto será la del comprobante. Sin embargo, ésta se puede modificar, pero no permite que sea posterior a la fecha del comprobante contable.

Los documentos de pago o recaudación pueden tener fecha futura.

Emisión

Los comprobantes de este tipo se emiten y quedan en estado “contabilizado” a diferencia de los

comprobantes contables generados por procesos que son automáticos.

Estos comprobantes sólo se pueden revertir una vez. La reversa queda automáticamente en estado contabilizado.

Ejemplos de uso:

a) En el caso en que se requiera efectuar un traspaso entre diferentes clientes con el mismo tipo de documento (ANDCL), el usuario debe ingresar a un comprobante manual, indicar el RUT del cliente al cual se le imputó erróneamente el anticipo y buscar entre los documentos pendientes. El sistema automáticamente llevará el monto al Debe o al Haber según corresponda. Luego, de la misma manera, debe buscar el dato del cliente al que le corresponde el anticipo y lo ingresa como un documento nuevo.

Cabe señalar que, si ingresa los mismos datos del anticipo de clientes manualmente, es decir, sin considerar el botón “Documentos Pendientes”, el sistema lo considerará como un documento nuevo y lo contabilizará según la configuración que tenga establecido ese tipo de documento.

b) En el caso que se desee hacer una recaudación o pago masivo directamente desde un comprobante directo, el sistema da la opción de indicar la cuenta contable en donde se encuentra la deuda a recaudar o pagar, y luego debe pinchar el botón “Documentos pendientes” con lo que, al hacer clic en éste, el sistema hará la consulta de documentos pendientes relacionados siempre con los filtros que se hayan seleccionado, tales como: Cuenta Contable, RUT, Centro de Costo, Unidad de Negocio.

Si el usuario ha optado por no indicar una cuenta contable, una vez seleccionados los documentos que va a recaudar y/o pagar, ésta se asignará automáticamente dependiendo del tipo de documento escogido.

Puedes escoger algunos de los documentos, ordenando la lista por cliente, o también puede seleccionarlos todos.

“Seleccionar todos”, marca todos los documentos.

“Eliminar selección”, desmarca los documentos seleccionados.

Nota: El tipo de documento seleccionado está directamente relacionado con la cuenta contable escogida para el registro a contabilizar, lo que implica que, si no selecciona una cuenta contable puntual, el sistema traerá todos los tipos de documentos que existen en su base de datos.

Registros para la Conciliación Bancaria:

Detalle / Personal

Mediante el comprobante contable y en la modalidad “Personal”, el usuario puede crear relaciones

de pago de remuneraciones, recaudación, entrega de fondos, rendición de fondos, etc.

La cuenta contable por utilizar estará directamente relacionada al tipo de documento para el ingreso de movimientos de personal.

Ejemplo de la contabilización por la entrega de un fondo por rendir:

Editar comprobante contable.

Como se explicó al principio de la Nota Técnica, en esta nueva funcionalidad, el campo Unidad de Negocio es opcional. Si el usuario llena ese campo, se aplicará en todas las líneas de detalle del comprobante y no podrá modificarla al momento de ingresar el detalle, ni tampoco seleccionar documentos pertenecientes a otra Unidad de Negocio.

En caso de que el usuario deje el campo Unidad de Negocio vacío en el encabezado, deberá poner ese dato en cada línea de detalle.

La fecha del comprobante contable no debe ser anterior a la de apertura, estar en un mes cerrado, ni tampoco puede ser posterior a la fecha del día.

En el caso de que el usuario haya ingresado las líneas de un comprobante directo y necesita editar el encabezado, es posible “volver” y las posibilidades de cambiar datos, solo será para la edición en Unidad de Negocios y glosa.

Si se necesita editar alguna de las líneas del detalle del comprobante, puede hacerlo pinchando directamente el cuadro azul en el costado izquierdo del comprobante y corregir. Para eliminar la línea, sólo debe pinchar el cuadro rojo que está en el costado derecho del comprobante.

Para editar un comprobante contable manual, se debe tener presente que no se puede modificar la cuenta contable si tiene un documento asociado. Si hay un documento para pagar, lo único que se puede modificar es el monto.

También es importante señalar que los comprobantes manuales no se pueden duplicar.

Analíticos y Libro Mayor

Para revisar si los comprobantes contables fueron emitidos, contabilizados y registrados correctamente, se puede revisar en el analítico correspondiente.

Ejemplo: Tesorería - Informes de Tesorería - Analítico de Cuenta Corriente - Ambos

Libro Mayor: Finanzas - Informes Tributarios - Libro Mayor

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