Realiza tus propios análisis de cuentas y/o saldos descuadrados en los casos en que el saldo del Libro Mayor y el de los analíticos no coincidan.

Procedimiento

1. Diferencia analíticos

Se debe tener presente que, al emitir un informe analítico, este presentará un ciclo documentario; por lo que, si existe algún movimiento que se haya ejecutado sin relacionar con algún tipo de documento y/o rut, este no se mostrará en los analíticos generados.

Considerando lo anterior, siempre debes descargar la información a Excel para que desde ahí puedas realizar la comprobación de saldos y comparar el detalle de los movimientos.

1.1 Distintos períodos de contabilización

Una de las posibilidades en que algún movimiento figure o no en el Libro Mayor y en los analíticos a la vez, es que provengan de distintos períodos.

Ejemplo:

En el informe analítico de cliente emitido desde el 01/01/2022 al 30/04/2022 para la cuenta contable 320402, existen dos movimientos relacionados con los documentos AAR-13 y AAR-12.

Al emitir el Libro Mayor con los mismos filtros muestra además el documento AAR-5, que no aparece en los analíticos.

Primera revisión, verificar que este saldo provenga de períodos anteriores. Para esto, debe emitir el Libro Mayor filtrando desde una fecha anterior a la actual en seis meses a un año hacia atrás.

En este ejemplo pudimos averiguar que el saldo que aparece en el Libro Mayor pero no en el analítico de clientes, se debe a un movimiento efectuado en el año 2020 que recién fue regularizado en el 2022.

Por lo anterior, si revisas nuevamente el analítico de clientes filtrado con las mismas fechas que el Libro Mayor, y con documentos a incluir “Todos”, debe informar los mismos datos.

1.1 Importación de documentos históricos con error.

Otra posibilidad de que se presenten diferencias entre los analíticos y el Libro Mayor es que al importar documentos históricos se haya efectuado mal; con descuadre entre la cuenta contable y los mismos documentos.

Debes tener siempre en consideración que para que un analítico cuadre, cada movimiento que se haga con la cuenta contable debe tener asociado el tipo de documento, es decir, no puedes realizar comprobantes contables de ajuste cuando esta cuenta se encuentre regularizada.

1.2 Descuadre por filtro de fechas

También podría ser producto de descuadre el filtro que se efectúa por fechas en el analítico de tesorería.

En este caso puede darse la posibilidad de que, por ejemplo, con la cuenta cheques en cartera, el analítico no considere, y sí en el mayor, los cheques que están ingresados en el período 2020 pero vencen en el 2021.

Si deseo saber el saldo de la cuenta cheques en cartera al 31/12/2020 se filtra por esta fecha como fecha de contabilización y ahí sí cuadrará con el mayor del período 2020, porque trae todos los cheques pendientes al 31-12-2020 independiente de su vencimiento.

1. Pasos que seguir en un análisis de cuentas en M+

Los pasos más relevantes para considerar en un análisis de cuentas son los siguientes:

1° Revisar que la apertura contable se encuentra cuadrada entre el Libro Mayor y los Analíticos.

Para esto debes:

  • Generar Libro Mayor a la fecha de apertura

  • Generar Informe de Tesorería a la fecha de apertura

2° Verificar en qué mes fue la última vez que los resultados fueron los mismos en ambos informes.

  • Para el ejemplo revisaremos la cuenta Proveedores Nacionales y generaremos el libro Mayor General y el Libro Mayor con Analíticos (éste último siempre mostrará los documentos asociados). El filtro será el mes de mayo de 2022.

Mayor General:

Mayor con analíticos:

Se verifica con en este ejemplo que ambos informes cuadran a la fecha que se está revisando

3° Al revisar el libro mayor general se observa que existen movimientos sin tipo de documento.

Si existen movimientos en esta condición, es una causa del descuadre, es decir, una cuenta analítica siempre tiene que ir con tipo de documento.

4° Ahora compararás el Libro mayor con Analíticos con el Informe de Tesorería:

5° Podemos observar que, debido a que no se indicó tipo de documento en el comprobante T/1263 emitido con fecha 04/05/2022, el analítico de tesorería no cuadra con ninguno de los mayores emitidos.

En resumen:

· Generas los informes a las fechas correspondientes.

· En caso de que no cuadren:

1. Exportar ambos informes a Excel.

2. Hacer el comparativo por los documentos que no aparecen en ambos informes.

3. Una vez identificado el o los documentos, verificar que haya sido correctamente ingresado.

4. Como en el ejemplo revisado, debes anular el comprobante mal emitido y volver a contabilizar indicando número y tipo de documento cuando corresponda.

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