En este artículo, te enseñaremos a usar la herramienta "Importador de Maestro de Clientes y Proveedores", que sirve para cargar la información al sistema tanto de los clientes, como de los proveedores de la Empresa usuaria.

Este importador es una planilla con diversos campos a rellenar con información de clientes y proveedores. Hay campos que son obligatorios ingresar información, de lo contrario, al momento de importar esta planilla, el sistema no permitirá la importación.

Procedimiento

Paso 1: Seleccionar y descargar importador a cargar

Primer paso para poder importar Clientes y Proveedores es seleccionar el importador, para ello nos dirigimos a:

Mantenedores - Importador de datos - En Importador seleccionar “Cliente y proveedores”.

A modo de orientar en la construcción del importador, al oprimir Ver formato, se despliega una tabla con la siguiente información:

Campo: Nos indica la información que se debe ingresar.
Obligatorio: Nos indica si el campo es obligatorio o no.
Tipo de dato: El tipo de dato que se debe ingresar, por ejemplo si es texto, numérico o ambas.
Opciones Validas: Nos indica, mas allá si es texto o número, que opciones tengo para ingresar.
Largo: Cantidad máxima de caracteres que puede ser ingresado.
Comentario: Comentarios que ayudan al ingreso correcto de la información.

Para poder construir el importador se debe descargar el formato “Clientes y proveedores” oprimiendo Descargar Formato. Este descargar un archivo en Excel.

Paso 2: Llenar información en el importador

Al abrir el archivo se pueden observar 37 columnas, donde se debe ingresar la información solicitada, las cuales se detallan a continuación:

Rut: Corresponde a Rut de la empresa Cliente/Proveedora, la cual figura en SII. Este Rut se debe escribir sin puntos, con guion, con digito verificador y en el caso de que el Rut contenga una k debe ser con mayúscula. Campo obligatorio.
Razón Social: Corresponde al nombre con que una entidad está registrada legalmente, en las facturas debe aparecer la razón social de la empresa. Este nombre no puede exceder los 100 caracteres. Es un campo obligatorio.
Nombre de Fantasía: Nombre Comercial de una empresa, el cual no debe superar los 50 caracteres. Campo opcional
Giro: Se refiere a la actividad o negocio que desarrolla la empresa. Puede ser mas de uno y deben estar registrado en el SII. En el campo se puede ingresar mas de uno, siempre tomado en cuenta el limite de caracteres (80), en el caso de exceder esta cantidad, el texto será truncado en el sistema. El campo es opcional al momento de crear al cliente o proveedor en el sistema, sin embargo, para emitirle algún documento es necesario contar con este campo obligatoriamente. Se puede ingresar mediante el importador o de forma manual ya en el sistema.
Rut Holding: En caso de que el cliente o proveedor pertenezcan o estén asociadas a una empresa Holding, corresponde ingresar su RUT. Campo opcional
Área de Producción: Campo opcional, que corresponde al Código de área de producción definido en Tablas Generales.
Clasificación: Campo opcional, que corresponde al Código de clasificación definido en Tablas Generales.
Email Comercial: Corresponde al mail general de la empresa.
Email SII: Corresponde al mail enrolado en el SII, este puede ser el mismo que el mail comercial. Campo opcional.
Comentarios: Campo opcional, por si es necesario agregar alguna información adicional con respecto al cliente/proveedor.
Tipo Cliente: Campo que se debe indicar si es Cliente y que tipo de clientes es:
- N: No es Cliente
- C: Cliente Nacional
- P: Cliente Prospecto
- E: Cliente Extranjero
Tipo Proveedor: Campo que se debe indicar si es Proveedor y que tipo de Proveedor es:
- N: No es Proveedor
- P: Proveedor Nacional
- H: Honorario
- E: Proveedor Extranjero
- A: Agente de Aduana
Vencimiento: Corresponde al periodo fijado que sus clientes tienen para pagar un pedido facturado. Es un campo opcional que se ingresa el código del plazo de pago ingresado en Tabla general - Plazo de pago.
Plazo de Pago: Corresponde al periodo que tiene para pagar un pedido facturado. Es un campo opcional que se ingresa el código del plazo de pago ingresado en Tabla general - Plazo de pago.
Código Vendedor: Campo opcional, donde se ingresa el username del usuario asociado al vendedor. Cabe mencionar que este username se ingresa en minúscula.
Código Comisionista: Campo opcional, donde se ingresa el username del usuario asociado al comisionista. Cabe mencionar que este username se ingresa en minúscula.
Código Cobrador: Campo opcional, donde se ingresa el username del usuario asociado al cobrador. Cabe mencionar que este username se ingresa en minúscula.
Lista de Precio: Este campo opcional es necesario ingresar el ID de la lista de precios (del sistema), en el caso que esta se asocie a un cliente y/o proveedor.
Comentario Empresa: Campo opcional si se requiere añadir otro comentario adicional de la empresa.
Descripción Dirección: Campo opcional que define tipo de dirección:
- Casa matriz
- Dirección Principal
- Sucursal
Dirección: Campo opcional que corresponde a la dirección que se encuentra ubicada la información ingresada anteriormente (Descripción Dirección).
Código/ Nombre Comuna: Campo opcional que corresponde al nombre o código de la comuna donde se encuentra la información que se ingreso en descripción dirección.
Código/ Nombre Ciudad: Campo opcional que corresponde al nombre o código de la ciudad donde se encuentra la información que se ingreso en descripción dirección.
Atención contacto: Campo opcional que esta asociado al contacto del cliente. Al tener solo quince caracteres, se recomienda dejar Sr(a) para efectos prácticos.
Email contacto: Campo opcional que corresponde al mail del contacto ingresado anteriormente.
Teléfono: Campo opcional que corresponde al teléfono del Cliente o Proveedor.
Fax: Campo opcional que corresponde al fax del Cliente o Proveedor.
Cuenta Banco: Campo opcional que corresponde al código en el sistema del banco asociado. Esta información es de mayor utilidad en el caso de realizar pagos masivos.
Cuenta Tipo: Campo opcional donde se ingresa el código del tipo de cuenta, estos son los siguientes:
- 1: cuenta vista
- 2: cuenta de ahorro
- 3: cuenta corriente
- 4: vale vista
N° de Cuenta: Campo opcional relacionado a la información de banco, donde se ingresa el numero de cuenta.
ID Extranjero: Campo opcional relacionado al tipo de cliente o proveedor extranjero “E”, donde se ingresa su ID.
Texto 1: Campo opcional, que corresponde a información adicional del Cliente o Proveedor.
Texto 2: Campo opcional, que corresponde a información adicional del Cliente o Proveedor.
Código Características 1: Campo opcional, que corresponde al Código de Característica 1 definido en Tablas Generales.
Código Características 2: Campo opcional, que corresponde al Código de Característica 2 definido en Tablas Generales.
Monto de Crédito Autorizado: Campo opcional que se utiliza mayormente al tener control de crédito, donde se ingresa un monto establecido.
Días de Mora: Capo opcional que se utiliza mayormente al tener control de crédito, donde se ingresa la cantidad de días limites que tienen para pagar el cliente.

Una vez que tenga la tabla con los datos especificados según las indicaciones, se guarda en formato .xls, .xlsx o “.csv separado con ;”, para importar.

Paso 3: Importar datos

Volviendo al sistema, ingresamos a:

Mantenedores - Importador de datos - En Importador seleccionar “Cliente y proveedores”

Luego debemos Seleccionar Archivo, buscamos la planilla y la ingresamos.

Como se puede observar en la sección de importador de datos están las siguientes opciones:

Archivo de importación incluye encabezado: Corresponde si la planilla ira con encabezado o no. Al oprimir esta alternativa, en el caso de que sea .xls o .xlsx se usan los mismos encabezados que el formato descargable, es decir las 4 primeras filas. En el caso de csv se utiliza una fila como encabezado, por ende, de se deben eliminar 3 de ellas.

Sobreescribir información: Al oprimir esta opción, al momento de importar los datos, pueden ocurrir dos escenarios:

Modificación de Información: Si en la planilla anteriormente cargada, se modifican datos ya existentes. Al momento de realizar una nueva importación, se sobrescribirán los datos del cliente o proveedor, a los cuales se les modifico la información.
Ingreso de Información nueva: Si en la planilla anteriormente cargada, se ingresa nueva información de de nuevos clientes o proveedores. Al momento de realizar la nueva importación, se crearán los que no existían anteriormente.

Por último debemos presionar el botón Importar datos, en donde el sistema nos indicará si le archivo fue cargado con éxito o de lo contrario nos indicará un listado con los errores que impidieron realizar la carga del archivo.

Nota: Cabe mencionar, que para emitir documentos de ventas a clientes, es necesario que se ingrese el giro y tener asociada la dirección legal con su comuna. Esta acción se puede realizar desde el importador que se sube al sistema o bien, de forma manual, ingresando a la ficha del cliente en:

Mantenedores - Clientes y Proveedores