En este artículo, te indicamos cómo realizar ciclos de documentos con uno o varios documentos.
Parametrización
Las parametrizaciones sólo las pueden realizar usuarios con permiso de administrador de sistema.
Crear relación entre documentos
Debe dirigirse a:
Configuraciones→ Tipo de documento → Seleccionar el ciclo de documento a configurar → Seleccionar documento.
(A modo de ejemplo se utilizará la Factura de Ventas)
Al hacer click en el ícono de edición de la factura de ventas, debes dirigirte a relaciones anteriores o posteriores:
Se mostrará un listado de todas las relaciones que existan previas a la factura, pero se creará una nueva relación para la “Nota de Ventas”. Para eso, debes hacer click en el botón “Nueva Relación de Documentos”.
En esta pestaña, se muestran los documentos de origen posibles de relacionar y el documento de destino, que en este caso, es la factura de ventas. Aquí se seleccionará la “Nota de Ventas”.
La lista “Tipo Relación” indica lo siguiente:
Detalle: al crear ciclo de documentos NV→FAV, va a heredar la información del detalle del documento.
General: al crear ciclo de documentos NV→FAV, hereda información del encabezado del documento.
Ambos: hereda toda la información del documento previo (encabezado y detalle).
Con referencia: hereda toda la información del documento previo y a su vez, guarda el número de referencia y tipo de documento del documento anterior. Al revisar un documento de ciclo con referencias, se observará lo siguiente:
Luego de seleccionar el tipo de relación, guarda los cambios.
Procedimiento
Generar relación desde un documento existente
Para crear un documento a partir de uno ya creado, debes dirigirte al módulo donde pertenece (ej: abastecimiento, ventas, existencias) y seleccionar:
Ver documentos→ Buscar el tipo de documento
Para este ejemplo se buscará una nota de ventas (NV).
Al ingresar al documento donde quieras realizar el ciclo, debes presionar el botón “Nuevo Documento Relacionado”.
Aquí, emergerá una nueva ventana donde seleccionarás el documento posterior que quieres relacionar. En este caso, la Nota de Ventas se relacionará con una Factura de Ventas (FAV).
Luego presionar “Aceptar”.
Con esto, se creará el documento posterior (la factura de ventas para este ejemplo), donde tienes que completar los campos necesarios para emitirla.
Generar relación llamando desde el detalle a otro documento
Se puede dar el caso, en el que el documento de destino está en proceso de creación o ya se encuentra en estado ingresado y se quiera vincular documentos previos, por ejemplo, se crea una factura de ventas, pero se quiere vincular una o varias notas de ventas a ella.
Para poder realizar una acción, se deben cumplir ciertas condiciones, ambos documentos tengan el mismo RUT, Unidad de Negocio y Lista de Precios.
Primero, debes ingresar al documento (en este ejemplo Factura de Ventas) y dirigirte al detalle de éste como se muestra en la imagen:
Al estar posicionado en esta pestaña, presiona el botón “Asociar con Documento Anterior”. En esta sección, se mostrarán todas las relaciones previas con documentos disponibles.
Para este ejemplo se seleccionará la “Nota de Ventas”.
Aquí, se presentará un listado de todos los detalles disponibles que pueden ser organizados con filtros o buscador.
Identificados los documentos a seleccionar, se deben marcar y oprimir el botón “Elegir”.
Guarda el detalle de las líneas ingresadas y aprueba o emite el documento.
Creada la factura, puedes revisar qué documentos están relacionados. Para ello, debes ingresar al documento y seleccionar la pestaña “Documentos Relacionados”.
Al hacer click en la pestaña, se verá un listado de tus relaciones:
