El primer paso para configurar el sistema es el ingreso al menú Activo Fijo / Parametrización / Parametrización general.

En esta pantalla se ingresa la configuración que servirá de base para el funcionamiento del módulo, los tópicos son los siguientes:

• Contabilidad

Existen dos opciones solamente dentro del módulo:

Cálculo Tributario o

IFRS +Tributario.

Es importante entender que no existe la opción que permita solamente ocupar el cálculo IFRS, esto ocurre, porque se debe cumplir con la normativa contable de nuestro país representada por los PCGA y adicionalmente se puede optar por la presentación de los activos fijos por Normas Internacionales de Información Financiera IFRS, por lo cual presentamos la opción combinada. Además se debe seleccionar la opción IFRS Lineal.

• IPC

Debe estar marcado el check en Índice. Si se desea que solo se utilice PCGA Tributario bastará con esta indicación , en el caso de necesitar Financiero debe marcarse además índices negativos

• Correlativo

Esta opción determina la forma como se ingresara el código asociado al bien, si se marca automática el sistema le asignará un número correlativo, de indicarse manual el usuario debe digitar el código.

• Unidad

Corresponde a la moneda en la que se lleva el Activo

• Decimales

Acá se informa la cantidad de decimales que se utilizará para cálculo de tasa y procesos. Para el cálculo óptimo y de acuerdo con el SII se debe configurar 3 decimales.

• Opciones para IFRS

De estar marcada la opcion de IFRS se habilita y debe estar seleccionado siempre en Lineal

• Frecuencia de Procesos

Siempre 12

• Crédito Art 33 Bienes nuevos

Debe configurarse el porcentaje del crédito, el tope en utm y la cuenta contable asociada

• Ejercicio Fiscal

Mes de inicio siempre en 1

Mes fin y cierre siempre en 12

Ahora a modo de ejemplo se adjunta pantalla de índices del ejercicio 2019

Recordando entonces, si en IPC esta solamente marcada la opción índice el PCGA a utilizar será Tributario, es decir que cuando la tasa sea negativa el valor aplicado se hará cero, como lo indica el Sii, de tener marcado además indice negativo el comportamiento del PCGA será Financiero y en el caso de presentar tasa negativa esta se aplicará directamente.

Validación a parametros generales:

Cabe señalar que una vez procesado algun bien dentro del sistema y para resguardo de la consistencia de los datos, quedan deshabilitados los siguientes parámetros:

• Contabilidad

• IPC

• Unidad

• Decimales

• Opciones para IFRS

Ejercicio Fiscal

Dentro de las parametrizaciones existe también la de los Grupos, que es donde se clasifican los activos de la misma naturaleza, para ello debemos ingresar al menú de:

INICIO / ACTIVO FIJO / PARAMETRIZACIÓN / GRUPOS

Una vez seleccionado se despliega la siguiente pantalla, en donde se puede agregar, eliminar y exportar los grupos existentes:

Para cada Grupo se deben definir los siguientes campos, los cuales son obligatorios:

• CODIGO DEL GRUPO: Código del Grupo del Activo Fijo

• DESCRIPCIÓN: Nombre o descripción del Grupo

• CUENTA DE ACTIVO: Código de la cuenta del Activo Fijo asociada al Grupo

• CUENTA DE DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Código de la cuenta complementaria del activo que contendrá la depreciación acumulada del Grupo.

• CTA. GASTO DEPRECIACIÓN MENSUAL: Código de la cuenta de gasto de depreciación mensual.

• CUENTA DE CORRECCION MONETARIA (DE RESULTADO): Código de la cuenta de resultado para reflejar la corrección monetaria del Grupo

• CUENTA DE CORRECCION MONETARIA DE LA DEPRECIACIÓN (DE RESULTADO): Código de la cuenta de resultado para reflejar la corrección monetaria de la depreciación acumulada del Grupo

• TIPO DE DEPRECIACIÓN Y CORRECCIÓN MONETARIA: Acá se seleccionan las fórmulas para PCGA las cuales son:

• CORMONDEP1: Corrige por IPC, depreciación por vida útil

• CORMONDEP3: Corrige por IPC, no deprecia

• CORMONDEP6: No corrige, no deprecia

Respecto del IFRS el sistema entiende que los Grupos que tengan asignadas las fórmulas CORMONDEP1 y CORMONDEP3 no debe aplicarles la corrección monetaria Las cuentas contables que son desplegadas por Activo Fijo son las que están en el Plan de Cuentas de Manager Time.

Nota acerca de los Grupos: Por tema seguridad se tiene una validación, la cual consiste en que una vez creado un Grupo el cual tenga subgrupos asociados o activos asociados no pueda eliminarse.

Dentro de cada Grupo existe una subclasificación, la cual es obligatoria, para acceder a ella ingresamos al menú de: INICIO / ACTIVO FIJO / PARAMETRIZACIÓN /

SUBGRUPOS.

Una vez seleccionado se despliega la siguiente pantalla, en donde se puede agregar, eliminar y exportar los subgrupos existentes.

Para cada subgrupo se debe configurar:

Los SubGrupos deben ser únicos al igual que los Grupos, en caso de tratar de eliminar un subgrupo que ya tiene bienes asociados el mensaje del validador será el siguiente:

Otra parametrización obligatoria para el ingreso de un activo es el emplazamiento o la ubicación que tiene dentro de la empresa, para acceder a ello la ruta es la siguiente:

INICIO / ACTIVO FIJO / PARAMETRIZACIÓN / UBICACIONES

Al igual que las parametrizaciones anteriores, las ubicaciones se pueden agregar, eliminar y exportar. Los datos para llenar se muestran en la siguiente ventana:

Dentro del sistema se deben definir las operaciones que representaran los movimientos de alta y bajas, estas se definen en la siguiente ruta: INICIO / ACTIVO

FIJO / PARAMETRIZACIÓN / MOTIVOS ALTA / BAJA

En esta pantalla se puede agregar, eliminar y exportar ubicaciones:

Los datos para ingresar son los siguientes:

La cuenta de Activo corresponde a una Cuenta Puente de Activo Fijo, la cual hará de nexo entre Manager Time y Manager Activo Fijo y que deberá quedar saldada cuando cada movimiento contable de Time tenga su contraparte en Activo Fijo, su saldo entonces representará las operaciones que estén pendientes de regularizar. Esta cuenta puede ser cambiada en cualquier momento.

Además, es necesario que se indique si el motivo representa una Alta o Baja.

Para el caso de la carga histórica se debe crear un motivo de alta con el código APER, esto es obligatorio.

Algunos ejemplos de Altas o Bajas son las siguientes

Motivos de Alta

• APER

• COMPRA

• DONACIÓN

Motivos de Baja

• VENTAS

• CASTIGO

Mediante este menú incorporamos los puntos de IPC que serviran de base para que el sistema calcule el porcentaje de IPC correspondiente a cada mes del ejercicio , se debe entrar a la ruta INICIO > ACTIVO FIJO > PARAMETRIZACIÓN > IPC

Se elige el año, mes y se digita el punto correspondiente:

A continuación, se muestra un ejemplo sacado de la página del SII para el ejercicio 2017 con los valores en puntos por cada periodo.

Es muy importante que estén ingresados los periodos, en el caso de solo utilizar el IFRS se debe llenar esto en forma obligatoria para crear los periodos dándole un valor 1.

Validación para modificación de índices.

Esta opción sirve para borrar los datos de todos los activos subidos al sistema, no esta habilitada para el usuario, pues solo es utilizada por el consultor para las pruebas iniciales cuando se está implementando el sistema, se encuentra en la siguiente ruta INICIO / ACTIVO FIJO / PARAMETRIZACIÓN / RESET ACTIVO FIJO

En esta opción se ingresan los valores de la UTM del mes de Diciembre de cada ejercicio , esto es necesario siempre y cuando la empresa utilice el Credito del Activo Fijo, de lo contrario no es necesario el ingreso del dato, la dirección es la siguiente: INICIO / ACTIVO FIJO / PARAMETRIZACIÓN / UTM

La ventana que se despliega es la siguiente y se puede agregar o eliminar registros:

En esta opción de la parametrización se puede cargar en forma masiva, mediante archivos csv los Grupos, SubGrupos y Ubicaciones de los activos de la empresa, la ruta de ingreso es la siguiente: INICIO / ACTIVO FIJO / PARAMETRIZACIÓN / CARGA MASIVA.

Para cada una de las tablas a ser importadas se puede descargar un Excel con el formato de cada uno de los archivos csv

A continuación, ejemplos de cargas de:

Grupos

Subgrupos

Ubicaciones